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法规制度

合肥工业大学档案管理办法

 

 

第一章总 则

 

第一条 为规范我校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》、《高等学校档案管理办法》(教育部27号令)、《安徽省高等学校档案管理实施办法》等有关法规精神,结合我校具体情况,制定本办法。

第二条 我校档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的,对师生员工、学校和社会有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

第三条 学校档案是评估教学质量、衡量管理水平、促进科技研究、维护学校权益以及编写校史等的重要依据,是国家、社会和学校宝贵的历史文化财富,必须坚持集中统一管理的原则,做到完整、准确、系统、安全和有效开发利用,资源共享,任何部门和个人不得据为己有。

第四条 学校档案工作是学校各项管理工作的组成部分,是办好学校的重要的基础性工作。学校将档案工作纳入学校整体发展规划、年度工作计划和各部门的工作职责范围,加强对档案工作的领导和管理,在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,同步布置、检查、总结、验收档案工作。

  

第二章 管理体制和任务

第五条学校档案工作由校长领导,其主要职责是:

(一)贯彻执行国家、教育部和安徽省关于档案管理的法律法规和方针政策,批准和颁布实施学校档案工作的规章制度;

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划,使其与学校其他工作同步发展;

(三)建立健全与学校办学规模相适应的档案管理机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备和经费;

(四)研究、决定学校档案工作的奖惩和其他重大事项。
学校明确一位分管档案工作的校领导,协助校长负责档案工作。

第六条 学校设立档案工作委员会,校长任委员会主任委员,分管档案工作的校领导任副主任委员,校档案馆及相关职能部门的领导任委员。档案工作委员会负责组织、协调、咨议全校档案工作。委员会办公室设在校档案馆。

第七条 学校设立档案馆,是永久保存和提供利用学校档案的专门机构,其管理职责是:

(一)学习、宣传、贯彻执行国家、教育部、安徽省和学校有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

(二)拟定学校档案工作规章制度,并贯彻落实;

(三)接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

(四)编制档案检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

(五)开展档案信息化建设和电子文件归档工作;

(六)开展档案的开放和利用工作;

(七)开展学校专兼职档案人员的业务培训;

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

(九)开展校内外档案学术研究和交流活动;

(十)对学校所属机构的档案工作进行监督和指导。

第八条 学校各部门及课题组必须明确一名负责人分管档案工作,并配备专兼职档案员,负责在本部门及课题组开展档案的基本知识、档案工作的法律法规和重要性的学习宣传工作以及文件材料的日常收集、整理、著录、审核和定期向档案馆移交工作。

第九条 对情况特殊的单位,可视工作需要,经校档案工作委员会批准,其档案可采用集中管理、分级保管的形式由部门暂时保管。这些部门均需指派专人负责档案工作,业务上受档案馆指导,并定期向档案馆移交档案目录。

第十条 学校因工作需要增设的临时机构,应由该机构负责人指派专人负责文件材料的收集、整理、立档工作并报档案馆备案。临时机构存在时间较长、形成材料较多的,需按规定定期向校档案馆移交。临时机构撤消时,该机构的负责人和相关工作人员必须将全部档案移交档案馆后才能离开岗位。

第十一条 专兼职档案员调动工作时,必须办完档案移交手续后方能离开工作岗位。

第十二条 档案馆专职档案工作人员列入学校事业编制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。编制人数参照国家和安徽省档案部门的相关规定,结合学校档案工作的实际需要确定。

档案工作人员必须遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,并具备档案业务基础知识和相应的科学文化知识,具有一定的现代化管理技能。

对于长期接触含有毒有害物质的档案工作人员,学校和档案馆应当按照有关法律法规的规定,采取有效的防护措施防止职业伤害事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并可按照有关规定予以补助。

 

第三章 档案管理

第十三条学校档案材料的归档范围主要有:

(一)党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料。

(三)学生类:主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类:主要包括反映学校教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

(五) 科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)及《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T2-1992)的相关规定执行。

(六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)的相关规定执行。

(七)仪器设备类:主要包括学校从国内外购买的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。

(八)产品生产类:主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、产品样品或者样品的照片、录像等。

(九)出版物类:主要包括学校编辑出版的学报、其他学术刊物及学校出版社出版物的审稿单、原稿、样书、正式出版物及出版发行记录等。

(十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号和安徽省财政厅、安徽省档案局印发的《安徽省会计档案管理办法实施细则》(财会字[1999]691号)的相关规定执行。

(十二)人事类:纳入学校管理的教职工人事档案,按中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发[2009]12号)的相关规定执行。

上述归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第十四条纸质档案材料和电子档案材料应同步归档。归档的档案材料应当质地优良、书绘工整、声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行。

第十五条文件材料实行形成部门和课题组的归档制度。一般由各部门及课题组的兼职档案员按纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,加以系统整理、编排件号和页号,制作盒内目录和备考表,由部门和课题组负责人审批后按期向档案馆移交归档。

第十六条学校科研项目和新产品鉴定,基建工程竣工验收和大型仪器设备开箱验收时必须有档案人员参加,会同业务主管部门对应归档的文件材料进行检查,没有完整、准确、系统文件材料的项目,不得鉴定和验收,不得结题,不得评奖。

第十七条反映学校重大活动和校容校貌的声像材料要及时移交档案馆统一管理。为保证声像材料收集工作的正常开展,学校实行声像材料先移交后报销的工作制度。

第十八条学校与其他单位分工协作完成的项目,档案馆应保存一套本校承担部分的完整档案。协作单位承担的部分,校档案馆应保存其复制件。

第十九条学校档案材料的归档时间为:

1、各部门档案应在次学年6月底之前归档;

2、各教学单位形成的教学档案应在次学年寒假之前归档;

3、科研类档案应在项目完成后两个月内归档;

4、基建档案应在项目完成后三个月内归档;

5、财会类档案应在形成年度的第三年的三月底前归档。

第二十条在学校各项活动中形成的、或在学校对外交流中形成的有保存价值的实物,如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备,由校档案馆统一收藏。

第二十一条 校档案馆应通过征集、代管、接受捐赠等形式管理学校个人在非职务活动和非公务活动中形成的重要文件材料和实物,并注意向国内外征集与学校有关的各种档案、资料和实物。学校应为档案的征集工作提供必要的经费。

第二十二条校档案馆要对全部馆藏档案及资料进行科学分类、鉴定、编号、排列上架,编制各种检索工具,并逐步实行档案的现代化管理。

第二十三条校档案馆应按照相关规定,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经档案馆组织人员鉴定并登记造册报校档案工作委员会批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十四条校档案馆应不断改善档案保管条件,研究和改进档案保护技术,及时修补、修复破损档案,延长档案使用寿命,维护档案的完整与安全。对重要档案和破损、褪色档案应及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十五条档案密级审查应在校保密工作委员会的领导下,由档案馆会同有关部门根据有关法律文件的规定进行。对已满规定保密期限的档案及时予以调整密级或解密,以便档案的开放和利用。

第二十六条校档案馆应作好档案统计工作,定期对全宗、案卷(件)数量、档案进出及保管利用情况进行检查和统计。

 

第四章档案的利用和公布

第二十七条档案馆应采取多种措施,开发档案信息资源,加强档案的编研工作,积极主动地为学校各项工作服务。

第二十八条任何单位或个人需查阅校档案馆保存的档案,均须出示单位介绍信或持有合法身份证明,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,方可查阅。
境外组织或者个人利用学校档案的,按照国家有关规定办理。

第二十九条查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密工作部门批准。

第三十条档案馆提供重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应经档案馆负责人批准。

加盖校档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第三十一条 档案馆应当为校内外用户利用档案创造便利条件,凡用于校内工作或公益目的,不收取任何费用;对用于个人或者商业目的,按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,校档案馆应当无偿并优先提供。

第三十二条校档案馆应编制配套的档案检索工具,有计划有步骤地建立健全学校档案信息查询系统,积极主动地为全校师生员工和社会各界提供及时、准确、便捷的档案服务。

  

第五章 条件保障

第三十三条 学校应当将档案工作所需经费单独立项,列入学校预算,保证档案工作的需求。

第三十四条 学校应当为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房,对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房或橱柜。

存放声像、电子等特殊载体档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十五条 学校应当设立专项经费,为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

  

第六章 奖励与处罚

第三十六条学校建立档案工作检查、考核和评估制度,明确各部门及相关人员岗位职责,由校档案馆负责对各单位、各部门档案工作定期进行检查与考核。

第三十七条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:

(一)在档案的收集、整理、归档和提供利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案馆的;

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第三十八条 有下列行为之一的,学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。

  

第七章附则

第三十九条 本办法自发布之日起施行,学校原所发的档案工作文件与本办法相抵触者,以本办法为准。

第四十条 本办法解释权在学校档案馆。

  

2010126

  

 

 

 

 

                                                                                                  
                                                                                                     

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