一、编制目的

 为使学校档案工作适应现代化管理的需要，统一学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准和规范，根据《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、《高等学校档案实体分类法》、《归档文件整理规则》等文件精神与要求，结合学校档案工作实际制定本方案。 

二、编制原则

1. 档案分类以学校全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

2. 在充分反映档案形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。

3. 类目设置必须有相对稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。

 三、类目设置

 根据学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质确定类目。名称采用主词的汉语拼音的第一个字母组合或规范性简称而成，如“XZ”即“XingZheng”（行政类）的简称，其标识符号、名称和主要内容如下：

DQ 党群类 主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。

XZ 行政类 主要包括行政职能部门（教学、科研、产品、基建、设备、外事、财务等部门除外）在工作中形成的文件材料。

XS 学生类 主要包括学校培养的学历教育学生管理过程中形成的文件材料。

JX 教学类 主要包括教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的文件材料。

KY 科研类 主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

JJ  基本建设类 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

SB 仪器设备类 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装 调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

CP 产品生产类 主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

CB 出版物类 主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

WS 外事类 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

CK 财会类 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

 四、档号的编制

 档号是存取档案的代号和排架的依据，反映学校档案的分类体系和物理位置。

 （一）档号编制的原则：

 档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，所有档案均不得重号；不得随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。

 （二）档号结构、模式和标识：

1. 档号结构

 档号由年度号、保管期限、分类号和卷（件）号4个部分组成。

 年度号由4位阿拉伯数字组成。

 分类号是档号的主体，学校档案的分类号即为一级类目代号。

 保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

 卷（件）号是所选择的分类号中的顺序编码。

2. 档号的模式

 本方案规定为：年度号 +保管期限 + 分类号+卷（件）号

 因学校馆藏有多个全宗，应在年度号前加全宗号。

3. 档号的标识

 采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、保管期限、分类号、卷（件）号之间，用连接符号“—”连结。

 例如：2017年编号为第15件的会议记录，其档号可标识为：

01 — 2017 —  Y  —   XZ — 0015

|      |      |       |      |

            全宗号  年度号 保管期限 分类号  件号

 五、关于声像类、实物类、人物类档案的处理

 （一）声像载体档案档号的编制

 声像载体档案是按载体类型分别单独编号排架

1. 编号模式：

 年度号＋保管期限+声像档案代号（SX）＋载体代号（代码）＋保管单位号

2. 保管单位号：是声像档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。

3. 载体代号：

12　照片

13　录音带

14　录像带

15　幻灯片

16　磁盘

17　影视胶片

18　缩微胶片

19　光盘

 （二）实物类档案档号模式为：

 年度号 + 保管期限+实物档案代号（SW） + 保管单位号

 （三） 人物类档案档号模式为：

 年度号 + 保管期限+人物档案代号（RW） + 保管单位号