各单位：

为准确、完整、系统地收集、保存学校档案，根据《合肥工业大学档案管理办法》有关规定，现就做好2018年度文件材料归档工作通知如下：
    一、归档范围
    各类文件材料的归档范围依据《合肥工业大学各类档案工作规范》（见合肥工业大学档案馆网页）执行。各单位应安排专人对本单位形成的各类文件材料进行收集、整理，统一归档。
     二、归档时间：
       1. 机关各部、处、室，各直属单位形成的党群、行政、外事类文件材料，经系统整理后请在5月底前归档。
        2. 各教学单位形成的文件材料，经整理后应在5月底前归档，学生学籍管理的文件材料（包括成绩单、学籍异动等）在9月底前归档。
        3. 2018年研究生论文和学位申请材料各学院按相关要求整理：1.论文每人只交一本，多余的重复件请剔除，带密级的论文单独移交；2.学位申请材料目录第7项内容（科研成果及获奖证明材料复印件）中的发表论文材料全部剔除；3.每份申请材料上的金属钉子全部起掉，按顺序编页码（反面有内容也要编页码，无内容不编页码），在目录页“档案材料名称”的“页号”位置填写起止页码；4.学位申请材料中必须有“学位评定分委员会意见”和“校学位评定委员会意见”两项内容，否则不予接收。论文和学位申请材料每年3月份移交到档案馆。

  4. 科研类档案应当在项目完成后两个月内归档、基建类档案应当在项目完成后三个月内归档、仪器设备档案应在仪器设备验收完毕投入使用（引进设备为索赔期满）两个月内归档。

  5. 涉密文件材料，由各单位保密人员单独移交。其它各类文件材料归档时限参照《合肥工业大学档案管理办法》执行，。
    三、归档材料质量要求：
        1. 归档文件材料应齐全完整；纸质文件材料应为原件（移交复印件应注明原件去向）；上级来文与文件处理单并存，本校文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存，请示与批复并存。
       2. 实行纸质文件、电子文件双套归档制。电子文件归档时，必须同时提供纸质文件。
       3. 文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料；字迹、印信等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明。
      4. 声像材料归档时应附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。
    四、归档程序：
    各单位兼职档案员负责统一向档案馆移交归档材料，移交时填写《合肥工业大学档案移交清单》，一式二份，由移交单位和档案馆相关人员签字移交，归档单位和档案馆各执一份，以备查验。
        联系人：江老师，张老师，钱老师联系电话：62901286
特此通知。

    附件：合肥工业大学档案移交清单.xls

      档案馆
       2018年3月5日