为进一步贯彻落实学校关于疫情防控工作部署，进一步优化办事流程，提升档案服务水平，满足广大师生、校友和社会对档案利用的需求，实现档案查询利用的“无接触”“零跑腿”。经研究决定：自2021年12月1日起，合肥工业大学档案馆将通过电子邮箱开展远程查档利用服务。现就通过电子邮箱开展远程查档服务的有关事项通知如下。

一、服务对象

1.校内单位与师生

在学校正常工作日，可持有效证明或证件随时来馆办理业务。

2.校外单位与校友

一律通过电子邮箱网上远程办理。下载填写《合肥工业大学档案馆远程查档申请表》（见附件1）（后简称《申请表》），连同相关证明材料一起打包压缩后，以查档单位名称或个人姓名为邮件主题及时发送至档案馆办公电子邮箱xjzm@hfut.edu.cn，校档案馆工作人员审核通过后依次办理。

注：务必在邮件主题上写明个人姓名，以防遗漏。

二、服务方式

1.本人查档

填写查档《申请表》，与本人露出面部的手持身份证拍照电子版、毕业证/学位证电子版打包上传后发至档案馆工作邮箱xjzm@hfut.edu.cn。

2.委托查档

填写查档《申请表》，与被委托人露出面部的手持身份证拍照电子版、委托人身份证正反面拍照电子版、委托人毕业证/学位证电子版打包上传后发至档案馆工作邮箱xjzm@hfut.edu.cn。

三、邮件查档及其主要服务范围

1.各类学生学籍档案查询（服务个人）

学籍档案的日常调取与利用，如录取花名册、毕业证签发名单等学籍档案。

2.出国学籍证明材料办理（服务个人）

具体见网站通知《档案馆办理出国学籍证明材料的流程及注意事项》。

如需档案馆为您邮寄，请同时阅读此项通知。

3.学历认证工作（服务单位与认证机构）

具体见网站通知《档案馆关于学历认证业务办理的通知》。

四、服务时间

查档时间为每周一至周五上午8：30-11：30，下午14：30-17：00，周三下午馆内政治/业务学习，不受理查档业务。国家法定节假日不受理查档业务。学校寒、暑假查档时间另行通知。

档案馆在收到汇款凭据之日起3个工作日内办理完毕，特殊情况另行通知。查档结果为加盖档案证明章的纸质复印件。

备注：《高等学校档案管理办法》规定“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构，加盖高校档案机构公章的档案复印件，与原件具有同等效力”，档案馆提供的复印件效力等同原件。

五、缴费及取件方式

根据相关规定，档案利用实行有偿使用，收取一定成本保管费用，统一上交至学校财务账户。具体收费项目与收费标准见附件2。

1.缴费与邮寄

单位或个人通过电子邮件申请办理的业务，经档案馆审核、查阅、调档办理后，将通过电子邮件回复付款金额。

账户名：合肥工业大学

开户银行：中国银行宁国路支行

银行账号：176703468988

汇款请通过网银，同时必须在备注中写明：查档（如不备注，系统中查不到汇款信息，将无法为您邮寄材料）。用户付款后，立刻将转账成功的有效凭据截屏电子版发至档案馆邮箱xjzm@hfut.edu.cn，纸质版办理材料经档案馆密封后默认以顺丰快递到付的方式寄出（每周三、周五下午集中邮寄）。

如补充的档案需要档案馆密封，请在申请表中说明！

2.到馆缴费自取

校内师生、受委托办理业务的校内师生可在正常工作日随时携带相关证件到档案馆西教学楼121室自取，现场扫码支付费用。

六、温馨提示

1.为有效沟通，提高查档效率，请务必准确填写《申请表》的各项信息、保持电话畅通。

2.如有疑问请拨打电话：0551-62901475

感谢您对档案馆工作的支持和理解！

  附件1：合肥工业大学远程查档申请表.xlsx

附件2：档案收费项目与标准（2022年1月1日）.docx

合肥工业大学档案馆

2024年3月7日