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档案馆办理出国学籍证明材料的流程及注意事项

 

需要办理出国学籍证明材料的同学请仔细阅读以下内容:

  

一、档案馆位于合肥市屯溪路校区图书馆东楼二楼,可办理出国留学所需材料有以下几种:

1、中、英文成绩单

①本科生:

在读的本科生和2006年(含2006年)以后毕业的本科生,在档案馆网站登陆“档案馆出国学籍证明服务系统”提出申请(具体要求见第二部分“档案馆出国学籍证明服务系统”申请流程)。

2006年以前毕业的学生,请携带毕业证书复印件到档案馆管理利用科207办公室调取原始成绩,在档案馆网站“下载中心”栏下载“本科中英文成绩单模板(06年以前毕业生专用)”自行填写中文成绩,并根据下载的“中英文对照课程名称”填写相应英文成绩。如原始成绩中的个别课程在“中英文对照课程名称”中没有对应的英文翻译,请上网自行查找相应翻译。填写后的中、英文成绩发送到出国学籍证明办理专用邮箱:2015800089@hfut.edu.cn,同时需要将调取的原始成绩拍照与成绩单一起发送,以备核查。

“档案馆出国学籍证明服务系统”联网登录教务处“教学管理系统”读取学生成绩。根据教育部《普通高等学校学生管理规定》、《合肥工业大学本科生学籍管理办法》(合工大政发〔201790号)精神,档案馆不优化学生成绩,不删除课程。重修课程代码一致的系统自动覆盖,不一致的不能覆盖。

②硕士生、博士生:

在校生、毕业两年内的学生到所在学院或研究生院调取成绩,毕业两年后的学生直接至档案馆207办公室调取。在档案馆网站“下载中心”下载硕博中、英文成绩单模板,自行上网查阅相应课程的英文翻译,填写的成绩单,发送到出国学籍证明办理专用邮箱2015800089@hfut.edu.cn同时,将加盖红章的中文成绩单原件拍照一并发送。

  

2、中英文毕业证书、学位证书

在档案馆网站下载中心下载“毕业证书学位证书模板(通用)”,自行填写后发送到出国学籍证明办理专用邮箱2015800089@hfut.edu.cn前来取件时请携带证书原件,以备核查;如因人在国外等原因无法提供原件,携带复印件也可。

专科、继续教育、两校合并前、毕业时间久远的学生,如果毕业证书、学位证书内容、格式与“毕业证书学位证书模板(通用)”不一致,请在“毕业证书学位证书模板(特殊)”中查找相适应的模板,填写并上传至出国学籍证明办理专用邮箱。

模板填写完成后,请删除英文翻译中的中文提示。

英文日期统一为:月 日,年,月份为英文,日和年为阿拉伯数字。如201771日,格式为July 1,2017

  

3、在读证明

仅限在读学生使用,毕业学生直接使用毕业证书,无需办理。

本科生根据申请回复时间直接到档案馆办理。硕博研究生、转专业、或其他在校期间所学专业与录取专业不一致的学生,请到档案馆网站“下载中心”栏下载“转专业、硕博在读证明模板”自行填写,发送到出国学籍证明办理专用邮箱2015800089@hfut.edu.cn

  

4、中英文高考录取名册(留学德国专用)

学生根据当年个人高考成绩单,或携带身份证来档案馆207办公室调取高考录取名册原件

在档案馆网站“下载中心”下载相应模板自行填写,如高考成绩中含有附加分,也一并填写以保持成绩累计与总分一致。将填写好的名册模板发送到出国学籍证明办理专用邮箱2015800089@hfut.edu.cn。同时,需要将个人高考成绩单,或调取的录取大表拍照与模板一起发送,以备核查。

  

二、2006年以后毕业的本科生成绩单在档案馆“出国学籍证明服务系统”申请流程:

1、打开合肥工业大学档案馆网站,点击“档案馆出国学籍证明服务系统”,登录名为学号,密码为身份证后6(尾号为X的应大写),选择角色“学生”,输入验证码进入系统;

  

2、点击左上角“成绩调整申请”,再点击“申请”;

  

 3、弹出小窗口,在申请内容中输入信息,点击申请即可;

根据《普通高等学校学生管理规定》(教育部第41号令)第十八条规定,“学校应当健全学生学业成绩和学籍档案管理制度,真实、完整地记载、出具学生学业成绩”,档案馆现不对成绩单作任何优化处理,与本科教学自助服务系统打印的成绩单保持一致。

  

4、档案馆出具的本科生中英文成绩单,可选择是否显示GPA和排名。一般来说,我们建议,成绩在专业前10%的同学可以选择显示GPA和排名,其他同学在申请学校没有硬性要求的前提下可以选择不显示。成绩排名可通过教务处“教学管理系统”查询。

另,档案馆出具的成绩单GPA和专业排名只能同时显示或不显示,不能只选其一。

  

5、提出申请后,档案馆一般会在一个工作日内回复,学生可再次登录系统查看回复,务必在档案馆安排的时间内来馆取件,当场打印。(缴费方式优先刷校园卡,或现金)。

  

三、收费标准

类别

审核费

打印费

中、英文成绩单

50

2/

中、英文毕业证明、学位证明

10

2/

中、英文在读证明、高考录取名册

10

2/

注:档案馆为学生在本馆出具的出国证明材料提供封装,不再另行收费。

  

四、注意事项

1档案馆每周星期三为学习时间,不办理出国证明材料,其它上班时间均可办理,具体取件时间请留意个人申请回复。若在安排的时间内不能前来,可找人代为取件缴费。

2档案馆办理出国相关材料地点,图书馆东楼档案馆205办公室,电话0551-62901475

3、各类模板填写完成后,以附件发送,以“姓名+证明类别”命名,并在邮件标题中注明申请人姓名。

4、档案馆不提供中英文均分证明及中英文课程描述,如需均分证明及课程描述请自行准备相应材料到所在学院办理。

5、各类中英文出国学籍证明可在档案馆办理,也可以到公证处办理。在读本科生也可以通过教务处自助打印系统打印中英文成绩、在读证明。如需密封,可从超市或档案馆购买信封,到行政二号楼教务处加盖公章。

6、考研考博、工作等用途所需中文成绩单,在读本科生可至所在校区的自助服务系统打印(地点:屯溪路校区主教学楼二楼大厅,翡翠湖校区图书馆一楼大厅,宣城校区敬亭学堂一楼大厅、新安学堂二楼大厅、图书馆二楼大厅)。在读研究生、毕业两年内的本科生、研究生到所在学院打印。毕业两年后的本科生、研究生请携带身份证至档案馆207办公室调取。

  

  

  

                                                                             档案馆

                            2018108

  

 

 

 

                                                                                                  
                                                                                                     

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