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档案馆办理出国学籍证明材料的流程及注意事项

 

需要办理出国学籍证明材料的同学请仔细阅读以下内容:

  

一、档案馆位于合肥市屯溪路校区西教一楼,仅为毕业生办理出国留学所需材料:

1、中、英文成绩单

①本科生:

2006年(含2006年)以后毕业的本科生,发送申请至出国学籍证明办理专用邮箱:xjzm@hfut.edu.cn。注明:姓名、学号、学院、专业、需打印份数、是否显示GPA和排名。档案馆出具的本科生中英文成绩单,可选择是否显示GPA和排名。档案馆出具的成绩单GPA和专业排名只能同时显示或不显示,不能只选其一。

2006年以前毕业的学生,请携带毕业证书复印件到档案馆121办公室调取原始成绩,在档案馆网站“下载中心”栏下载“本科中英文成绩单模板(06年以前毕业生专用)”自行填写中文成绩,并根据下载的“中英文对照课程名称”填写相应英文成绩。如原始成绩中的个别课程在“中英文对照课程名称”中没有对应的英文翻译,请上网自行查找相应翻译。填写后的中、英文成绩发送到出国学籍证明办理专用邮箱:xjzm@hfut.edu.cn,同时需要将调取的原始成绩拍照与成绩单一起发送,以备核查。

“档案馆出国学籍证明服务系统”联网登录教务处“教学管理系统”读取学生成绩。根据教育部《普通高等学校学生管理规定》、《合肥工业大学本科生学籍管理办法》(合工大政发〔201790号)精神,档案馆不优化学生成绩,不删除课程。重修课程代码一致的系统自动覆盖,不一致的不能覆盖。

②硕士生、博士生:

毕业两年内的学生到所在学院或研究生院调取成绩,毕业两年后的学生直接至档案馆121办公室调取。在档案馆网站“下载中心”下载硕博中、英文成绩单模板,自行上网查阅相应课程的英文翻译,填写的成绩单,发送到出国学籍证明办理专用邮箱xjzm@hfut.edu.cn同时,将加盖红章的中文成绩单原件拍照一并发送。

  

2、中英文毕业证书、学位证书

在档案馆网站下载中心下载“毕业证书学位证书模板(通用)”,自行填写后发送到出国学籍证明办理专用邮箱xjzm@hfut.edu.cn,邮件附:制作毕业证书需提供学信网电子学历认证制作学位证书需提供中国学位与研究生教育信息网电子学位认证报告前来取件时请携带证书原件,以备核查;如因人在国外等原因无法提供原件,携带复印件也可。

专科、两校合并前、毕业时间久远的学生,如果毕业证书、学位证书内容、格式与“毕业证书学位证书模板(通用)”不一致,请在“毕业证书学位证书模板(特殊)”中查找相适应的模板,填写并上传至出国学籍证明办理专用邮箱。

模板填写完成后,请删除英文翻译中的中文提示。

英文日期统一为:月 日,年,月份为英文,日和年为阿拉伯数字。如201771日,格式为July 1,2017

  

3、中英文高考录取名册(留学德国专用)

学生携带身份证来档案馆121办公室调取高考录取名册原件

在档案馆网站“下载中心”下载相应模板自行填写,如高考成绩中含有附加分,也一并填写以保持成绩累计与总分一致。将填写好的名册模板发送到出国学籍证明办理专用邮箱xjzm@hfut.edu.cn。同时,需要将个人高考成绩单,或调取的录取大表拍照与模板一起发送,以备核查。  

    

二、收费标准

类别

审核费

打印费

中、英文成绩单

50

2/

中、英文毕业证明、学位证明

10

2/

中、英文在读证明、高考录取名册

10

2/

注:档案馆为学生在本馆出具的出国证明材料提供封装,不再另行收费。

  

三、注意事项

1档案馆每周星期三下午政治学习,不办理业务,其它上班时间均可办理,疫情防控期间,最好委托校内老师同学代为取件缴费。

2档案馆办理出国相关材料地点,西教一楼档案馆121办公室,电话0551-62901475

3、各类模板填写完成后,以附件发送,以“姓名+证明类别”命名,并在邮件标题中注明申请人姓名。

4、档案馆不提供中英文均分证明及中英文课程描述,如需均分证明及课程描述请自行准备相应材料到所在学院办理。

5、各类中英文出国学籍证明可在档案馆办理,也可以到公证处办理。在读本科生可以通过教务处自助打印系统打印中英文成绩、在读证明。

6、考研考博、工作等用途所需中文成绩单,在读本科生可至所在校区的自助服务系统打印(地点:屯溪路校区主教学楼二楼大厅,翡翠湖校区图书馆一楼大厅,宣城校区敬亭学堂一楼大厅、新安学堂二楼大厅、图书馆二楼大厅)。在读研究生、毕业两年内的本科生、研究生到所在学院打印。毕业两年后的本科生、研究生请携带身份证至档案馆121办公室调取。

  

  

  

                                                                             档案馆

                            2018108

  

 

 

 

                                                                                                  
                                                                                                     

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