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归档指南

1、范围

本《实施细则》规定了学校归档文件整理的原则和具体方法。

本《实施细则》适用于学校所有门类档案。

2、定义

本《实施细则》采用下列定义

2.1  归档文件

学校在教学、科研、党政管理等各项职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。

2.2  件

归档文件的整理单位。

学校各项工作中产生的文书档案一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件;

其他各类业务档案以材料的性质、数量灵活划分件:可以以一个班级形成的材料为一件,也可以以每个学生形成的材料为一件;可以以一幢建筑物的所有材料为一件,也可以将一个建筑物的档案材料按图纸会审、竣工图纸及竣工验收材料等分别区分件,等等,依此类推。

3  质量要求

3.1  归档文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考、凭证作用和研究价值;必须真实地反映各部门职能活动的全过程;必须遵循其自然形成的规律,保持彼此之间的有机联系;必须齐全完整,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

3.2  归档的主要内容、重点

详见合肥工业大学各类档案工作规范

3.3  不归档的文件材料

3.3.1上级机关普发的仅供参阅、不办的文件材料;上级机关发来的供工作参考的抄件;上级机关征求意见未定稿的文件。

3.3.2  重份文件

3.3.3  未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿(学校领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);学校内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等;非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料;

3.3.4  无查考利用价值的事务性、临时性文件;从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;为参考目的从各方面收集的文件材料;

3.3.5  本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料;

3.3.6  无特殊保存价值的信封,一般性表态,询问一般性问题,提出一般性建设意见的人民来信。

4 形成积累

4.1  校内各单位均为立档单位,分工归口归档。

4.2  各立档单位根据本单位历年文件材料形成规律,对照《合肥工业大学各类档案归档范围和保管期限表》,编制立档类目。

4.3  各立档单位兼职档案员平时应严格按文书处理制度做好文件收文、发文的收集、积累工作,根据立档类目分别存放。

5  归档验收

归档文件一般要在次年6月底前归档。兼职档案员把一年内的文件材料按立档类目收集完整后,要进行初步的检查和整理,检查归档文件是否齐全完整,剔除不需要归档的文件材料,初步判断文件的价值,经校档案馆检查合格后,在计算机系统里登录并打印“归档文件目录”,双方履行签字盖章手续、办理移交并各执一份存查。

6  整理方法

6.1  分类编号:

归档文件采用“年度—类—保管期限”进行分类。

6.1.1  按“年度”分类。将文件按其形成年度(即签发、落款日期所属年度)分类;

6.1.2  按“类”分类。将文件按党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会、人事等十二大类;

6.1.3  按保管期限分类。将文件按“永久(30年以上)”、“长期(30年)”、“短期(10年)”划定保管期限分类。

6.2  排列

归档文件材料按事由结合重要程度、时间顺序等排列:

6.2.1  批复、批示在前,请示、报告在后;

6.2.2  正件在前,附件在后;

6.2.3  正本在前,定稿在后;

6.2.4  转发件在前,被转发件在后;

6.2.5  非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;

6.2.6  其他文件材料按时间顺序排列。

会议文件、统计报表等成套性文件可以集中排列。

6.3  编号

归档文件应以分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、类号、保管期限、件号等必备项。

6.3.1  全宗号:由档案馆编制“合肥工业大学全宗”的代号;

6.3.2  年度:文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如:2002;

6.3.3  类号,各类档案代号,即“党群”或“DQ”、“行政”或“XZ”、“教学”或“JX”、“学生”或“XS”、“科研”或“KY”、“财会”或“CK”、“基建”或“JJ”、“出版”或“CB”、“仪器设备”或“SB”、“产品生产”或“CP”、“外事”或“WS”、声像或“SX”、实物或“SW”、人物或“RW”。

6.3.4  保管期限:归档文件保管期限的简称或代码,即“永久”或“Y”、“长期”或“C”、“短期”或“D”;

6.3.5  件号:文件的排列顺序号。编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件的排列顺序从“1”开始标注。

6.4  编目

6.4.1  归档文件应依据分类方案和编号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。归档文件目录设置:年度、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、存址、备注等项目;

6.4.1.1  年度:按文件形成年度填写公元纪年;

6.4.1.2  件号:以文件排列先后顺序填写该件所编件号;

6.4.1.3  责任者:形成该文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者;

6.4.1.4  文号:文件制发机关的发文字号;

6.4.1.5  题名:即文件标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[]”号;

6.4.1.6  日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如2004-09-01;

6.4.1.7  页数:每一件归档文件的页数。文件中有文字或图形的页面均为一页;

6.4.1.8  存址:文件所在盒、柜的编号;

6.4.1.9  备注:注释文件需要说明的情况。

6.4.2  归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。

6.4.3  归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、类别、保管期限等项目。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。

7  装盒

7.1  将归档文件按件号顺序装入档案盒,同时从归档文件目录中选取相应的目录打印成盒内目录装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

7.1.1  档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为30mm、40mm等。

7.1.2  档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件的件号,中间用“—”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号。

7.1.3  档案盒应采用无酸纸制作。

7.2  备考表

备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

7.2.1  盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

7.2.2  整理人:负责整理归档文件的人员姓名。

7.2.3  检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

7.2.4  日期:归档文件整理完毕的日期。

7.3   档案盒依序上架,确定并记录存址。





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