各单位：

    为准确、完整、系统地收集、保存学校档案，根据《合肥工业大学档案管理办法》有关规定，现就做好2015年度文件材料归档工作通知如下：

    一、归档范围

    各类文件材料的归档范围依据《合肥工业大学各类档案工作规范》（见合肥工业大学档案工作文件汇编）执行。各单位应安排专人对本单位形成的各类文件材料进行收集、整理，统一归档。

    二、归档时间：

    （一）机关各部、处、室，各直属单位形成的党群、行政、外事类文件材料，经系统整理后请在5月底前归档。

    （二）各教学单位形成的教学综合管理文件材料，经系统整理后应在5月底前归档，学生学籍管理的文件材料（包括成绩单、学籍异动等）在9月底前归档。

    （三）科研、基建、维修改造项目、仪器设备类文件材料应在项目验收（竣工）后2个月内归档。

    （四）其它各类文件材料归档时限参照《合肥工业大学档案管理办法》执行。

    三、归档材料质量要求：

    （一）归档文件材料应齐全完整；纸质文件材料应为原件；上级来文与文件处理单并存，本校文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存，请示与批复并存。

    （二）实行纸质文件、电子文件双套归档制。电子文件归档时，必须同时提供纸质文件。

    （三）文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料；字迹、印信等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明。

    （四）声像材料归档时应附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。

     四、归档程序：

     各单位兼职档案员负责统一向档案馆移交归档材料，移交时填写《合肥工业大学档案移交清单》，一式二份，由移交单位和档案馆相关人员签字移交，归档单位和档案馆各执一份，以备查验。

     联系人：江老师、孙老师、张老师  联系电话：62901286

     特此通知。

档案馆
2016年4月19日

合肥工业大学档案移交清单.xls