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合肥工业大学档案工作规范(修订稿)上

 


为了全面提升学校档案工作管理水平,努力促进档案工作提质增效,充分发挥档案在学校建设与发展中的作用,结合学校具体情况,特制定本规范。

本规范规定了学校各类档案工作的基本原则,归档范围的确定,文件材料的部门立卷和归档流程以及归档范围与保管期限表等。


第一章  党群、行政类档案工作规范

规范依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《归档文件整理规则》《电子档案移交与接收办法》等法律、法规和学校实际制定。

一、基本原则

1.学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料,均属党群、行政档案。

2.党群、行政档案必须集中统一管理,确保其完整、系统、准确、安全,便于档案开发利用。

3.党群、行政文件材料严格实行文书处理部门归档制度。

4.党群、行政文件材料的归档工作纳入学校各部门的计划、规划,纳入管理制度,纳入管理人员的职责范围。

5.学校各部门要落实一位负责人分管本部门的档案工作,确定兼职档案人员协同学校档案部门做好党群、行政档案的收集、整理、归档。

6.推广使用档案管理服务和信息系统,开发档案信息资源,实现馆藏档案数字化,最大限度地发挥档案作用。

二、归档范围的确定

(一)确定原则

1. 归档的党群、行政文件材料必须反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对学校的建设、发展和历史研究具有参考作用、研究价值,对维护国家、学校、师生员工、校友等权益方面具有凭证作用。

2. 反映各部门职能活动的全过程。

3. 遵循其自然形成规律,保持内在有机联系,体现不同部门工作的职能特点。

(二)归档主要内容和重点

1. 主要内容包括学校党务、行政(教学、科研、基建、产品、仪器设备、出版物、外事、财会等工作的管理文件执行其各自规范)、工会、共青团等系统开展的各项工作和实践活动。具体范围分别见《党群类文件材料归档范围与保管期限表》和《行政类文件材料归档范围与保管期限表》。

2. 归档重点是以学校在各项工作和实践活动中形成的不同形式和载体的文件材料为主;其次为上级机关和其他单位、部门发来的文、电及附件,其中又以针对学校的指令性、指导性文件和与学校各项工作、活动有关联的文件材料为主。

3. 相关电子文件同时归档。

(三)不归档的文件材料

1. 上级机关发来供工作参考的抄件,征求意见、未定稿的文件,任免、奖惩非学校工作人员的文件材料。

2.重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件。

3. 未经会议讨论,未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿,文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。

4. 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

5. 学校内部互相抄送的文件材料。

6. 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

三、立档与归档流程

(一)形成与积累

1. 学校各机关部、处、学院等均为立档单位,分工归口归档。

2. 各立档单位根据本单位历年文件材料形成规律,参照归档范围,编制立档类目。

3. 各立档单位兼职档案员平时应严格按照文书处理制度收集文件材料,根据立档类目将办理完毕的文件材料积累、归档。

4. 归档的文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写,字迹要工整、清晰,不得涂改。

(二)立档分工

1. 上级机关下达的文、电材料,全局性、综合性的以及针对普通高校的指令性、指导性文件,由党政办立档归档。其中,关于综合性工作的,分别归入党群类和行政类;关于专门性的或具体业务性工作的,分别归入其他类。

2. 以学校党委、行政名义的发文,由党政办立档归档。

3. 学校党委和行政召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会形成的材料,由党政办立档归档。各机关部、处以学校党委和行政名义召开的全校性专门会议所形成的材料,由主办部门立档归档。

4. 校内各部门向学校党委和行政的请示、报告材料及相应的批复、批转件,由党政办立档归档;请示、报告材料的原稿及定稿,由上报部门立档归档。

5. 工作由两个以上部门共同办理形成的文件材料,由主办部门立档归档。由两个以上部门共同下发的文件材料,由主办部门(或第一作者)立档归档。

6. 学校各临时机构、撤销机构形成的文件材料,应于机构撤销前做好文件材料的整理工作,并及时移交档案馆存档,任何人不得带入其他单位。

7. 重要的人民来信来访材料,由纪委、监察部门或承办单位立档归档。

8. 各学院、直附属单位形成的文件,由各形成单位立档归档。

(三)归档移交

1. 归档时间:每年六月底以前完成上年度文件材料的归档。全校性重大活动的文件,在活动结束后一个月内归档。对于征集的文件材料和上级有特殊规定的文件材料可随时归档。电子版归档材料应标注使用说明,同时附一套纸质档案。档案馆工作人员应及时对在线归档的电子公文内容进行审核,确保归档材料的真实性和完整性。

2. 材料归档移交时,交接双方必须当面验收,检查文件材料是否完整、齐全,排列、书写是否符合要求,标题是否确切。凡不符合规定者,档案馆不予接收,并限期改正后补交。材料归档时,立档者按规定的格式打印目录,一式两份,双方签字各执一份存查。

3. 其他各类别档案移交验收,按上述要求执行。


四、党群类文件材料归档范围与保管期限表

(一)党务综合

序号

归 档 范 围

保管期限


1

上级党组织综合性文件材料

 ⑴对本校党委设置和改组、成员选拔和任免、校领导班子选拔和任免

针对本校党的建设和管理工作或内容中有关于本校相关事项

上级机关和领导在学校调研、巡视、检查、指导工作形成的文件材料

普发性、需要长期参照执行



永久



永久



永久


30

2

学校党代会文件材料

大会筹备计划、请示,上级机关的批复,会议通知、议程,工作报告、领导讲话稿、决议、纪要、讨论通过的文件、代表发言稿,大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单,候选人登记表和情况介绍,选举办法、选举结果和上级机关批复,贺词、题词、照片、录音录像材料等

《会议简报》《会议情况反映》,主席团会议记录、分组讨论材料、会议记录,典型材料、交流材料等

代表证、各类工作人员工作证、邀请函和请柬模本,大会会场坐席安排表等





永久










永久



30

3

党委常委会、全委会、党委扩大会、党政联席会、书记校长碰头会、党委中心组会议的决定、决议、纪要、记录及讨论通过的文件,党政领导班子民主生活会的材料

永久

4

学校党委、党委办公室年度工作要点、工作计划、总结、请示、报告、批复等,制定的各项规章制度、管理办法、岗位责任制等文件材料

永久

5

党委年度及学期工作计划,工作报告(包括调研、调查报告),工作总结(包括经验总结)

永久

6

党委发布的决定、办法、指示、通知、通报等重要文件材料

永久

7

以党委名义召开的专题工作会议形成的文件材料

永久

8

党委负责同志在校内外各种会议、活动上的重要讲话稿、发言稿

永久

9

党委组织沿革、大事记、党群系统重要统计材料与报表

永久

10

党委领导任职期间重要活动的相关文件材料

永久

11

党群工作、部门和个人受到校内外表彰与奖励的文件材料

永久

12

党委、党群系统启用新印章的文件和印模,作废的旧印章

永久

13

党委《工作简报》《工作动态》《内部情况反映》等

永久

14

党委关于保密、信访等工作的文件材料

永久

15

党委与校外单位联系、协商工作等来往文件材料

30

16

分党委、党总支、直属党支部工作计划、总结,重要政策执行情况汇报,重要工作经验介绍,重大调研、调查材料,会议记录和统计表等

永久

17

分党委、党总支、直属党支部关于人员奖励及处分的文件材料

永久

18

分党委、党总支、直属党支部党建与管理的文件材料

30

19

事务性、具有参考价值的文件材料

30

20

重大活动、事件、会议的声像资料

永久


(二) 纪检、监察工作

序号

归 档 范 围

保管

期限

1

上级党组织有关高校纪检、监察工作的文件材料

  1. 对本校或内容中有关于本校相关事项

  2. 普发性、需要长期参照执行



永久

30

2

纪检、监察工作规章制度,法规性、政策性文件,工作计划、总结,重要请示、报告、统计报表等文件材料(包括附件、定稿)

永久

3

纪委办公室、监察处年度工作要点、计划、总结、报告(调查报告、自查报告、情况汇报)、请示、批复及统计报表,制定的各种规章制度、管理办法等文件材料

永久

4

纪委会、纪委扩大会、监察工作会议决议、决定、纪要、记录,《工作简报》等

永久

5

纪委换届的相关会议材料、向上级纪委的请示及批复等文件材料

永久

6

党员和教职工违纪违法案件调查、处理材料

案件调查、取证、处理结论(包括司法部门处理的结论)等材料,重要的原始佐证材料、询问记录等,申诉、复查、撤销处分的文件材料

  1. 一般性的取证、调查材料



永久


30

7

党委有关信访管理工作的文件材料

领导批示,有办理结果的,重要的群众来信来访材料

一般性的群众来信来访材料



永久

30

8

各级党组织、党员领导干部防腐倡廉、加强党风廉政建设工作的文件材料

30

9

事务性、具有参考价值的文件材料

30

10

重大活动、事件、会议的声像资料

永久


(三) 组织、党校工作

序号

归 档 范 围

保管

期限

1

上级党组织关于高校党组织建设、干部队伍建设、党校工作等文件材料

  1. 对本校或内容中有关于本校相关事项

  2. 普发性、需要长期参照执行

  3. 短期的、具有参考价值



永久

30

10

2

组织工作、干部选拔任用的规章制度,法规性、政策性文件,会议记录,工作计划与总结,重要请示、报告、统计报表,《工作简报》等文件材料

永久

3

党委组织部各类报奖材料和批复、会议记录、大事记,承办的重要活动、会议材料

永久

4

校内各级党组织的设置、变化的文件材料

永久

5

二级党组织民主生活会材料

永久

6

党员、干部主题(专题)学习教育实践活动文件材料

永久

7

科级以上领导干部选拔、任免、调动的文件材料,干部名册及统计报表

永久

8

学校关于干部任前考核、公示方面的材料

30

9

全校党员名册

永久

10

各分党委、党总支、直属党支部组成人员以及换届选举的文件材料

永久

11

发展新党员,预备党员转正、延长预备期或取消资格,党员退党的文件材料

永久

12

党员组织关系(转出、转入)介绍信存根

永久

13

学校选举出席全国和省党代会代表名单及情况介绍等文件材料

永久

14

学校推荐并获省级以上表彰的、校内表彰的先进基层党组织、优秀共产党员的文件材料

永久

15

党校工作计划与总结,会议记录,重要请示、报告、统计报表等文件材料

30

16

党员(包括入党积极分子)、党支部书记、各级干部培训计划,课表及总结,学员名单、结业人员名单等文件材料,重要领导和知名人士在培训班讲话和报告等材料

30

17

事务性、具有参考价值的文件材料

30

18

重大活动、事件、会议的声像资料

永久


(四) 宣传与思想教育工作

序号

归 档 范 围

保管期限

1

上级党组织关于高校宣传与思想政治教育工作的文件材料

  1. 针对本校或内容中有关于本校相关事项

  2. 普发性、需要长期参照执行



永久

30

2

宣传与思想政治教育工作的规章制度,政策性、法规性文件,工作计划、总结,重大宣传教育活动方案、总结,重要请示、报告、统计报表,《工作简报》

永久

3

党委宣传部各类报奖材料和批复、会议记录、大事记,承办的重要活动、会议材料、资料汇编、画册等

永久

4

学校阶段性宣传教育工作安排,发布规范性标语、口号等文件材料

30

5

表彰宣传思想政治教育工作先进集体、个人名单及典型事迹材料等

永久

6

教职工和学生的年度或学期思想政治理论学习计划、总结等文件材料

30

7

思想政治、意识形态、精神文明建设工作检查、评估文件材料

永久

8

新媒体联盟文件材料

永久

9

学校重大活动、事件、重要会议的声像记录材料、剪报及图表等

永久

10

编辑出版的宣传图册、校刊及其合定本,上级领导、学校领导、专家和教授、著名校友、知名社会人士在图册、校刊上发表的重要图片和稿件的原稿、题词原件等

永久

11

事务性、具有参考价值的文件材料

30

12

重大活动、事件、会议的声像资料

永久


(五) 统战工作

序号

归 档 范 围

保管期限

1

上级党组织关于高校统一战线工作的文件材料

针对本校或内容中有关于本校相关事项

普发性、需要长期参照执行



永久

30

2

统战工作的政策性、法规性文件,重要会议记录,工作计划、总结,情况调查、典型材料、重要统计报表,工作简报》等文件材料

永久

3

党委统战部各类报奖材料和批复、会议记录、大事记,承办重要活动、会议材料

永久

4

各级人大代表、政协委员的教职工名单(册),以及选举、推荐和审批等文件材料

永久

5

港、澳、台工作和侨务管理工作的文件材料

30

6

各民主党派筹建、换届、党员发展等文件材料,成员、负责人名册及培训等材料

永久

7

统战工作先进集体、个人名单及事迹材料

永久

8

事务性、具有参考价值的文件材料

30

9

重大活动、事件、会议的声像资料

永久


(六) 工会工作

序号

归 档 范 围

保管

期限

1

上级党组织、工会关于高校工会工作的文件材料

针对本校或内容中有关于本校相关事项

普发性、需要长期参照执行



永久

30

2

工会工作规章制度,政策性、法规性文件,重要会议记录,工作计划、总结,职工权益维护等方面的情况调查、调研和典型经验材料,重要请示、报告、统计报表,工作简报》等文件材料

永久

3

各类报奖材料及批复、工作年度计划、总结、统计报表、会议记录、大事记

永久

4

教职工代表大会、工会会员代表大会的文件材料

大会筹备计划、请示,上级机关批复,会议通知、议程,工作报告、领导讲话稿、决议、纪要、讨论通过的文件、代表发言稿,大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单,候选人登记表和情况介绍,选举办法、选举结果和上级机关批复,贺词、题词、照片、录音录像材料等

提案办理情况,《会议简报》《会议情况反映》,主席团会议记录、分组讨论会议记录,典型材料、交流材料等

代表证、各类工作人员工作证、邀请函和请柬模本,大会会场坐席安排表等





永久





永久



30

5

上级工会组织对学校工会、教代会工作进行检查、评估,在学校进行调研等文件材料

永久

6

教代会执委会、工会全委会的决定、纪要、记录、讨论通过的文件等

永久

7

工会财务管理工作的文件材料

永久

8

各级工会组织组建、换届的文件材料,各级工会干部以及全体会员名册

永久

9

职工之家”建设和开展各项文体活动等文件材料

30

10

女职工管理工作的文件材料

30

11

工会工作先进集体和个人评选表彰活动的文件材料

30

12

职工福利管理、职工家属管理等工作的文件材料

30

13

劳模工作室有关文件材料

30

14

事务性、具有参考价值的文件材料

30

15

重大活动、事件、会议的声像资料

永久


(七) 学生工作

序号

归 档 范 围

保管

期限

1

上级机关关于高校学生管理、思想政治教育、军训和国防生管理工作的文件材料

针对本校或内容中有关于本校相关事项

普发性、需要长期参照执行



永久

30

2

学生管理、思想政治教育、军训和国防生管理等工作的规章制度,政策性、法规性文件,重要会议记录,工作计划、总结,调查、调研、汇报材料,重要统计报表,工作简报》等

永久

3

学工部年度工作要点、计划、总结、报告、请示、批复、调查等

永久

4

学工部制定的各种规章制度、岗位责任、管理办法

30

5

上级机关对学校学生管理、思政教育等工作进行检查、评估的文件材料

永久

6

学生政治工作队伍建设的文件材料

永久

7

学生入学登记表、毕业生登记表

永久

8

学生各类意外事故材料

永久

9

毕业生集体合影照片

永久

10

学生日常管理、思想教育与引导、心理辅导的文件材料

30

11

学生奖学金、助学金评定,开展助学贷款、困难资助、勤工助学等工作的文件材料以及相关学生名册

30

12

表彰、奖励先进学生集体、个人以及教育、处分学生等文件材料

30

13

学生在校内外开展或参与重大活动、会议、竞赛等文件材料

30

14

学生自办的各类刊物、宣传材料等

30

15

事务性、具有参考价值的文件材料

30

16

重大活动、事件、会议的声像资料

10


(八) 共青团工作

序号

归 档 范 围

保管

期限

1

上级机关关于共青团、学生组织工作的文件材料

针对本校或内容中有关于本校相关事项

普发性、需要长期参照执行



永久

30

2

共青团工作的法规性、政策性文件,重要会议记录,工作计划、总结,调查、调研、汇报材料,重要的请示、报告、统计报表,工作简报等

永久

3

共青团代表大会的文件材料

大会筹备计划、请示,上级机关批复,会议通知、议程,工作报告、领导讲话稿,决议、纪要、通过的文件,代表发言稿,大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单,候选人登记表和情况介绍,选举办法、选举结果和上级机关批复,贺词、题词、照片、录音录像材料等

会议简报》,主席团会议记录、分组讨论会议记录,典型材料、交流材料等

代表证、各类工作人员工作证、邀请函和请柬模本,大会会场坐席安排表等




永久




30


30

4

团委工作年度计划、总结、规章制度、统计报表、各类报奖及批复、会议记录、大事记、工作典型调查、经验交流、组织或承办的重要活动材料

永久

5

学生代表大会的文件材料

大会筹备计划、报告,学校批复,会议通知、议程,工作报告、领导讲话稿,决议、代表发言稿,大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单,候选人登记表和情况介绍,选举办法、选举结果和学校批复,贺信、贺词、照片、录音录像材料,交流材料,代表证、各类工作人员工作证模本等


30

6

共青团组织组建、换届的文件材料,负责人名册等

永久

7

青年教工和学生入团、离团、退团的材料及名单

永久

8

全校团员、团干部名册

永久

9

学校各级共青团组织开展重大活动的文件材料

30

10

表彰和奖励先进团组织、团员的材料,处分团员的材料及复查材料

30

11

学生社团组织的成立、建设并对其进行管理的文件材料

30

12

团委组织或指导学生在校内外开展或参与重大社团活动、社会实践等文件材料

30

13

团委组织、指导学生或学生自办的各类刊物、宣传材料等

30

14

大学生素质拓展、创新创业教育活动文件材料

永久

15

学生获得省级以上表彰和奖励、参加大型竞赛获奖的文件及获奖证书等材料

永久

16

事务性、具有参考价值的文件材料

30

17

重大活动、事件、会议的声像资料

永久


(九) 离退休(含关工委)工作

序号

归 档 范 围

保管

期限

1

上级机关关于离退休、关心下一代工作的文件材料

针对本校或内容中有关于本校相关事项

普发性、需要长期参照执行



永久

30

2

离退休工作规章制度,政策性、法规性文件,重要会议记录,工作计划、总结,调查、调研和典型经验材料,重要统计报表,工作简报》等

永久

3

离退休工作部组织或承办的重要活动、会议材料

永久

4

离退休人员名册

永久

5

离退休人员文化生活及组织离退休人员参与相关活动的文件材料

30

6

学校关于开展离退休人员福利、慰问工作的文件材料

30

7

关心下一代工作计划、总结等文件材料

30

8

离退休人员获得校内外表彰和奖励的文件材料

30

9

事务性、具有参考价值的文件材料

30

10

重大活动、事件、会议的声像资料

永久


五、行政类文件材料归档范围与保管期限表


(一) 行政综合

序号

归 档 范 围

保管

期限

1

上级机关文件材料

针对本校管理体制、机构设置等,或内容中有关于本校相关事项

上级机关和领导在学校调研、巡视、检查、指导工作形成的文件材料


永久


永久

2

校长办公会、党政例会会议决定、决议、记录、纪要

永久

3

校务委员会会议决定、决议、记录、纪要

永久

4

学校制定、颁发的规章制度、管理办法、条例等

永久

5

学校关于制订中长期发展规划、计划,申报国家教育体制改革试点方案,向上级领导机关的重要请示、汇报等

永久

6

学校行政工作年度计划、总结,全校性工作调研材料和经验总结等

永久

7

全校性专题工作会议、座谈会的文件材料以及会议记录、纪要

永久

8

学校领导在校内外重要会议上的讲话稿和发言稿

永久

9

学校迎接上级机关各种综合性评估的计划、方案、申报或自评报告、总结等

永久

10

学校工作简报、信息、动态、督查通报

永久

11

学校历史沿革,情况介绍,大事记,校史、年鉴,年报及其他综合统计材料

永久

12

学校启用印章的文件及印模等材料,作废印章

永久

13

学校开展校际合作、交流和市(地)校联合办学等文件材料以及对外签订的重要合同、协议书

永久

14

校务公开的文件材料

永久

15

学校关于驻外机构设置、职能、人员调派等工作的文件材料

永久

16

涉及学校各种法律纠纷的调解、处理以及相关案件的立案、结案等文件材料

永久

17

学校主办或参与承办的各类大型重要会议和活动的文件材料

永久

18

学校关于上级有关政策的调研和反馈材料,围绕学校中心工作形成的供学校领导参考的涉及学校改革、建设与发展等方面的调研报告、工作方案、政策建议等文件材料

30

19

学校开展日常性、一般性行政工作、活动的文件材料

30

20

学校重要接待、对外联络的文件材料

30

21

校办企业管理、国有资产管理和产业经营的文件材料以及重要合同、协议书等

永久

22

校庆工作计划、实施方案、领导及重要来宾讲话稿、邀请函、校友签名册、贺电和贺信、领导题词以及礼品、纪念品和捐款、捐物清单等

永久

23

董事会、校友会文件材料,各地校友会成立、发展、开展活动等文件材料及校友名册

永久

24

对口支援高校文件材料

永久

25

事务性、具有参考价值的文件材料

30

26

重大活动、事件、会议的声像资料

永久


(二)人事、师资管理和人才引进工作

序号

归 档 范 围

保管

期限

1

上级机关关于人事、人才等工作的文件材料

针对本校或内容中有关于本校相关事项

普发性、需要长期参照执行


永久

30

2

人事、劳资、师资队伍建设、人才引进等工作的规章制度、管理办法、条例,工作计划、总结,人员编制规划,重要请示、报告、统计报表等

永久

3

人事处召开的工作会议记录,组织或承办的重要活动、会议材料

永久

4

学校内部机构设置及调整、职责与职能、岗位设置、人员定编定岗文件材料

永久

5

人事、劳资、师资队伍建设、人才引进等工作的重要会议记录、纪要,调查、调研材料

永久

6

师资队伍建设、管理的文件材料

永久

7

教师工作量规定及执行情况、教师业务考核材料

30

8

全校教职工名册(分单位的总册、分类名册)

永久

9

教职工职级评定、职称评审与聘任的文件材料

永久

10

教职工转正定级、工资调整的文件材料及名册

永久

11

教职工的录用、调入和校内调动的文件材料

永久

12

全校教职工岗位聘任合同

永久

13

校内各单位和个人年度考核的结论汇总表

永久

14

教职工参加各类保险以及失业、低保等工作的文件材料

永久

15

教职工离退休、调出、出国出境、退职、离职的文件材料

永久

16

教职工岗前培训、继续教育、讲课比赛的文件材料

永久

17

教职工退休后返聘工作的文件材料

30

18

表彰和奖励教职工先进集体、先进个人的文件材料

永久

19

教职工的处分和复查、撤销处分的文件材料

永久

20

临时工使用和管理的文件材料

30

21

教职工福利、遗属管理等文件材料

30

22

高水平人才引进、特聘(特设)岗位遴选等文件材料

永久

23

博士后管理文件材料

永久

24

聘请校外兼职教授、客座教授的文件材料及名册

30

25

教职工援外和支援边远地区材料

30

26

事务性、具有参考价值的文件材料

30

27

重大活动、事件、会议的声像资料

永久

(三)审计工作

序号

归 档 范 围

保管

期限

1

上级机关关于高校审计工作的文件材料

针对本校或内容中有关于本校相关事项

普发性、需要长期参照执行


永久

30

2

审计工作规章制度、管理办法,工作计划、总结,重要请示、报告、统计报表等文件材料

永久

3

审计处会议记录、会议纪要

永久

4

学校重大审计工作的会议记录、会议纪要

永久

5

校、处级领导干部离任审计文件材料

永久

6

校内各项工程项目审计文件材料

永久

7

重大案件的审计、复查等文件材料

永久

8

审计人员队伍培训、建设等文件材料

30

9

审计工作和人员获校内外表彰和奖励的文件材料

永久

10

事务性、具有参考价值的文件材料

30

11

重大活动、事件、会议的声像资料

永久


(四)安全保卫工作

序号

归 档 范 围

保管期限

1

上级机关有关安全保卫,武装、人防工作的文件材料

针对本校或内容中有关于本校相关事项

普发性、需要长期参照执行



永久

30

2

安全保卫工作规章制度、管理办法,工作计划、总结,重要统计报表等文件材料

永久

3

保卫办公室组织或承办的重要活动、会议材料

30

4

校园安全保卫、维护稳定工作的请示、报告、信息快报等

永久

5

师生员工户籍、户口管理以及身份证办理等文件材料

永久

6

案件调查、侦察、处分、处理、复查、撤销处分、平反的文件材料及公安、司法机关的司法文书等

永久

7

要害部门以及校园日常安全保卫、消防工作的文件材料

30

8

征兵工作文件材料,复员、转业、退伍军人和军烈属名册、登记表(卡)等

永久

9

各类专项检查和整改文件材料

30

10

安全保卫工作简报

30

11

事务性、具有参考价值的文件材料

30

12

重大活动、事件、会议的声像资料

永久


(五)国有资产管理和后勤保障工作

序号

归 档 范 围

保管

期限

1

上级机关关于学校国有资产管理和后勤保障工作的文件材料

针对本校或内容中有关于本校相关事项

普发性、需要长期参照执行



永久

30

2

国有资产管理和后勤保障工作的规章制度、管理办法、条例,工作计划、总结,重要统计报表等

永久

3

年度计划、总结、调查材料,召开的工作会议记录,组织或承办的重要活动、会议材料,

30

4

校园建设规划,学校总平面图,道路,供水、供电、供暖、下水道管网等文件材料及图纸

永久

5

公房使用状况调查、分配与调整方案、房屋产权证、土地证、房产以及历史遗留问题处理等文件材料

永久

6

职工住房分配办法与住房调整方案,租售合同与协议书,房屋产权证办理,住房补贴发放与管理,周转房管理,公积金管理,教职工住房上市交易管理等文件材料

永久

7

房屋等建筑物、基础设施维修改造的报告、批复、招投标合同和协议书,维修改造工程的设计与施工图纸等文件材料

永久

8

成立、撤销校办产业的请示及批复

永久

9

国有资产产权登记、统计、清查、处置等文件材料

永久

10

招标、政府采购报告、评标记录等文件材料

永久

11

水、电、煤气使用管理,节能争效等文件材料

30

12

危房、旧房鉴定、拆除的文件材料及照片等

30

13

食堂、超市等服务网点建设、经营的文件材料

30

14

校园环境建设和绿化、环卫等规划和实施方案,校园环境测评、调研等文件材料

30

15

居委会、爱国卫生等文件材料

30

16

事务性、具有参考价值的文件材料

30

17

重大活动、事件、会议的声像资料

永久

(六)图书、档案、文博工作

序号

归 档 范 围

保管期限

1

上级机关关于高校图书、档案、文博工作的文件材料

针对本校或内容中有关于本校相关事项

普发性、需要长期参照执行



永久

30

2

档案、图书、文博工作规章制度、管理办法,工作计划、总结,重要统计报表等文件材料

永久

3

学校研究图书、档案、文博工作的重要会议记录、纪要等文件材料

30

4

图书、档案、文博工作概况、发展规划、重要珍贵藏品目录等文件材料

永久

5

图书馆、档案馆、校史馆、艺术馆及各类展览馆指南、档案全宗介绍、宣传册等材料,组织或承办的重要活动、会议材料

永久

6

图书及文献信息资源招投标采购的文件材料

永久

7

档案收集征集、鉴定与销毁,图书与文博实物征集、捐赠等文件材料

30

8

档案信息编研与公开发布材料、校史编研成果等

永久

9

档案信息化建设、数字图书馆和校史馆建设文件材料

30

10

学校开展文献信息资源推介会、书展、档案利用咨询会等活动的文件材料

30

11

事务性、具有参考价值的文件材料

30

12

重大活动、事件、会议的声像资料

永久


(七)医疗卫生保健工作

序号

归 档 范 围

保管期限

1

上级机关关于医疗卫生保健工作的文件材料

针对本校或内容中有关于本校相关事项

普发性、需要长期参照执行


永久

30

2

医疗卫生保健工作规章制度、管理办法,工作计划、总结,重要统计报表等文件材料

永久

3

校医院年度工作要点、计划、总结、报告、请示、批复等,会议记录、纪要等文件材料

永久

4

教职工及学生体检、健康情况调查及统计材料

永久

5

医疗器械、药品采购的文件材料以及招投标合同、协议书等

永久

6

教职工及学生的医疗病历档案、健康档案

永久

7

医疗纠纷、事故文件材料

永久

8

计划生育、卫生防疫等文件材料

30

9

事务性、具有参考价值的文件材料

30

10

重大活动、事件、会议的声像资料

永久


(八)附属学校工作

序号

归 档 范 围

保管期限

1

上级机关关于中小学基础教育工作的文件材料

针对本校及附属学校或内容中有关于本校及附属学校相关事项

  ⑵普发性、需要长期参照执行



永久

30

2

学校关于附属学校建设与管理的文件材料

永久

3

附属学校的发展规划、工作计划、总结、党政会议记录、重要的请示、报告、统计报表等

永久

4

附属学校概况、组织沿革、大事记、校史等文件材料

永久

5

附属学校招生简章

永久

6

附属学校关于内部机构设置、人事任免等文件材料

永久

7

附属学校关于教职工调配、选聘、考核、劳资、保险等文件材料以及教职工登记表、名册等

永久

8

附属学校党、团、工会和群众团体建设与管理文件材料及各类名册

永久

9

附属学校关于国有资产管理与使用、财务工作等文件材料

永久

10

附属学校办学过程中签署的合同、协议书等

永久

11

附属学校学生学籍管理材料

永久

12

附属学校开展教学研究,参加省、市各项竞赛活动等文件材料

30

13

附属学校对外交流活动中形成的文件材料

30

14

附属学校组织开展重大活动、事件、重要会议文件材料及声像材料

永久

15

事务性、具有参考价值的文件材料

30


(九)学院、体育部工作

序号

归 档 范 围

保管期限

1

党政联席会议记录、会议纪要

永久

2

发展规划和年度工作计划、报告、总结

30

3

学科、人才基地建设文件材料

永久

4

机构设置文件材料

永久

5

干部任免文件材料

永久

6

制定的各项规章制度

永久

7

形成的奖惩文件材料

30

8

承办、参加、开展重大活动形成的纸质、声像、实物等文件材料

永久

9

著名学者来访、讲学形成的纸质、声像、实物等文件材料

永久

10

学生参加重要比赛形成的纸质、声像、实物等文件材料

永久

11

学院招生宣传材料、学生分班名册、毕业生班级、年级合影

永久

12

学院简介、年报、汇编

永久

13

其他重要文件材料

永久



第二章  教学类档案工作规范

规范依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《高等学校教学文件材料归档范围》等法律、法规和学校实际制定。

一、基本原则

1.凡是在教学管理、教学实践和教学研究活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

2.教学档案是衡量学校教学管理水平和教学质量的重要标志之一,是教学评估、学生学历的依据和凭证。

3.教学档案是教学管理的重要组成部分,要纳入教学计划、规划,纳入教学管理制度,作为考核教学质量和管理水平的标准之一。做到下达教学任务与教学文件材料的归档要求同步,检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步,评审,鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步,授予学位、上报评审材料与档案部门出具归档证明同步。

4.努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变,分散管理向集中统一管理转变,手工管理向现代化管理转变,逐步参与教学管理,使档案成为教学管理和教学改革的重要依据。

5.逐步建立教学档案数据库,不断完善教学档案纸质文件和电子文件 “双轨制”归档模式,纳入全校信息系统统一管理和开发利用。

二、归档范围的确定

(一) 确定原则

1.教学管理和教学实践活动过程中形成的归档文件材料,必须对学校和社会当前与长远发展、教学研究、权益维护等具有参考价值和凭证作用。

2. 反映学校教学管理、教学实践活动全过程,保证完整、真实、准确、系统。

3. 遵循其自然形成规律,保持内在有机联系,符合教学管理和教学实践活动特点。

(二) 归档主要内容和重点

1. 主要内容包括学校教学管理、教学计划制订、教学评估、招生、学籍管理、学科与实验室建设、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材管理、国内外校际合作与交流等方面,具体范围见《教学类文件材料归档范围与保管期限表》。

2. 重点是教学工作的各个环节(特别是教学实践活动中)形成的、有保存利用价值的不同形式和载体的文件材料。

3.相关的电子文件同时归档。

(三) 不归档的文件材料

1.上级机关有关教学工作的征求意见稿、未定稿文件。

2.重份文件,未定稿、无查考利用价值的事务性、临时性文件。

3.校内其他单位发来的文件材料。

4.与校外单位调研、交流来的材料。

三、立档与归档流程

(一)形成与积累

1.教学管理部门和各教学单位兼职档案员负责教学文件材料的收集、积累、立档、归档。

2.教学管理部门在部署新学年、新学期工作时,应同时向本部门的兼职档案人员或教学秘书布置相关文件、材料的立档、归档工作。

3.教学档案管理文件一般归档一份,重要的教学文件除原稿外,可根据实际情况,酌加副本。

(二)归档移交

归档时间:每年六月底前完成上学年度学位申请材料、教务与教学综合管理文件材料归档。每年九月底前完成本年度毕业生登记表归档。学生学籍管理文件材料(包括成绩单、学籍异动证明等)在学生毕业后两年内归档。



四、教学类文件材料归档范围与保管期限表


(一)综合管理

序号

归 档 范 围

保管期限

1

上级机关关于高校招生、学科与专业设置、课程与实验室建设、教学计划、毕业与就业、学位授予等文件材料

针对本校或内容中有关于本校相关事项

普发性、需要长期参照执行




永久30

2

教学改革、培养目标与规格、学分与学制等规章制度、管理办法和条例等

永久

3

教学工作的重要会议记录,教学计划、方案和教学大纲,教学改革方案、总结,重要请示、报告、统计报表等

永久

4

教学督导、质量检查与评估、教学质量和教学成果评奖、教学事故认定与处理等

永久

5

教学基本状态数据

永久

6

举办非学历教育的培训班、进修班等文件材料

30

7

学校关于联合办学的重要办学协议书、合同

永久

8

开展多媒体电化教学的文件材料

30

9

学生体育教学、举办校级运动会、竞赛活动等文件材料

30

10

其他有归档利用价值的文件材料

定期

11

重大活动、事件、会议的声像资料

永久


(二)学科、专业与实验室建设工作

序号

归 档 范 围

保管

期限

1

学科、专业、实验室申报、论证、审批、建设、评估等文件材料

永久

2

学科、专业、实验室的设置、调整、撤并及其建设计划、总结和重要统计报表

永久

3

硕士、博士点申报、论证、批复及其建设的文件材料

永久

4

实验室管理、安全、环境保护与卫生管理等文件材料

30


(三)招生工作

序号

归 档 范 围

保管期限

1

招生工作规章制度、计划、总结,招生计划、生源指标、报告、上级批复,招生统计报表及其他重要上报材料

永久

2

新生录取文件材料及各类新生录取名册、招生简章等

永久

3

委培、代培、自费生招生计划、合同等文件材料及名单

永久

4

推荐免试研究生文件材料及录取名单

永久

5

研究生入学考试试题及答案(本校出卷)、本科自主招生考试试卷及答案

永久

6

学校与中学签订的优质生源基地协议书

30

7

招生宣传、专业介绍等宣传材料以及新生报到工作的文件材料

10


(四)学籍管理工作

序号

归 档 范 围

保管期限

1

学籍管理文件材料

30

2

各类在读学生名册、学生学籍卡片等

永久

3

各类学生在校学习成绩表,四、六级英语考试成绩册

永久

4

各类学生学籍异动(升级、留级、休学、复学、转学、退学、专业调整等)文件材料

永久

5

学生学籍处分文件材料

永久


(五)课堂教学与教学实践

序号

归 档 范 围

保管期限

1

各专业教学计划、教学大纲等文件材料

永久

2

国家级、省部级精品课程或优秀课程、重点建设课程建设与管理等文件材料

永久

3

国家级、省部级教学改革项目的申请、立项、评估、结题等文件材料

永久

4

国家级教学名师的培育与推荐的文件材料以及重要获奖证书等

永久

5

课程要求及安排,教师工作量规定,校历表,课程表

30

6

教师教学经验总结、典型教案、重要备课记录

30

7

实习计划、大纲、总结,实习指导书、实习结果鉴定,有代表性的实习报告

30

8

组织学生开展社会调查、社会实践活动的计划、总结等文件材料

30

9

组织学生参加全国性各类学习竞赛活动的文件材料

30

10

大学生文化素质教育文件材料

30


(六) 学位工作

序号

归 档 范 围

保管期限

1

学位评定与授予工作条例、办法,学位委员会会议记录、决定等文件材料

永久

2

学位授予工作的计划、总结,授予各类学位人员的名册及学位证书发放清册

永久

3

博士生指导教师资格申报材料及上级批复

永久

4

硕士生指导教师聘任材料

永久

5

获国家优秀博士、硕士论文的人员名单及相关文件材料

永久

6

本科生优秀毕业设计(论文)的人员名单及论文汇编

永久

7

博士、硕士研究生学位申请材料(培养计划、成绩单、学位申请表、评议书、评定书、决议书、学位论文等)

永久

8

博士后流动站申报、建设的文件材料及进出站人员的相关材料

永久


(七) 毕业与就业指导工作

序号

归 档 范 围

保管期限

1

学生毕业、就业指导工作的规章制度,政策性、法规性文件,重要会议记录、纪要,工作计划、总结,调查、调研、汇报材料,重要统计报表,工作简报等

永久

2

毕业生供需情况调研、调查、统计,联系和组织各类供需见面会的文件材料

30

3

毕业生就业方案及派遣名册

永久

4

各类毕业生、结业生名册及电子著录号材料

永久

5

优秀毕业生评定材料及名单

永久

6

各类毕业班集体照和毕业生、结业生个人照片

永久

7

历届毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

30

8

毕业生个人档案的转递存根

30


(八) 教材工作

序号

归 档 范 围

保管

期限

1

教材建设、重要多媒体课件制作的文件材料

30

2

各专业使用教材目录

30

3

学校自编或主编教材、教学与实习指导用书正本及其目录

30

4

评选优秀教材的文件材料及获奖名单

30




第三章  科研类档案工作规范

规范依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《科学技术档案工作条例》《科学技术研究档案管理暂行规定》等法律、法规和学校实际制定

一、基本原则

1.凡在学校科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子等各种载体的有关材料,均属科研档案。

2.科研档案必须实行集中统一管理,确保其完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

3.科研档案工作是科研活动的重要环节,纳入学校科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中,与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合,实行科研工作和建档工作“五同步”管理:即下达计划任务与提出归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步;项目(课题)结算经费与验收科研文件材料同步。

4.实行项目(课题)负责人立卷归档责任制,档案馆对项目(课题)组档案立卷归档进行业务指导和检查。

二、归档范围的确定

(一) 确定原则

1.归档的科研档案必须对学校和社会当前与长远发展、科学研究、权益维护等具有参考价值和凭证作用。

2.反映学校科研管理、项目(课题)研究和发明创造活动的全过程。

3.遵循其自然形成规律,照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性,保持内在的有机联系。

4.几个单位协作完成的研究课题,由主持单位归档保存一套完整的科研文件材料,协作单位保存自己所承担任务中形成的文件材料,并将相关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属,但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。

5.与国外合作的研究课题,应事先在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。

6.取得负结果或因故中断的重要课题科研文件材料也应归档。

7.项目获奖证书归档原则是:集体研究获奖和发明专利须归档证书原件,个人研究获奖和发明专利可以归档证书的电子扫描件或复印件。

(二) 归档主要内容和重点

1.主要内容包括学校科研管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面文件材料,具体范围见《科研类文件材料归档范围与保管期限表》。

2.重点是学校及教职工承担科研项目(课题)研究和从事发明创造,在各个阶段形成的不同形式和载体的文件材料,特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

3.相关的电子文件同时归档。

(三) 不归档的文件材料

1.上级机关有关科研工作的征求意见稿、未定稿文件。

2.重份件和无查考利用价值的事务性、临时性文件。

3.校内其他单位发来的文件材料。

4.未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目形成的文件材料;未生效的合同、协议书。

5.与校外单位调研、交流来的材料。

三、部门立卷及归档流程

(一)形成与积累

1.学校科研管理部门是科研档案监督管理部门。负责科研管理文件材料的收集、积累、立档、归档,并指导、督促、检查各课题组科研文件材料的形成、积累、归档。各课题组课题结束后,由课题组负责人主持立档。兼职档案员将收集、积累起来的全部文件材料按要求与课题组的业务性材料汇总整理。

2.学校科研管理部门和各课题组,按各自的职责范围,督促、指导科研人员按课题进展情况做好科研文件材料的积累。

3.课题组长在制订和讨论工作计划安排的同时,应向课题组成员布置平时积累科研文件材料的归档任务和方法,并指定专人担任兼职档案员。

4.科研管理文件材料、科研报告底稿各归档一份,原始资料全部归档。

5.档案部门深入课题组了解课题进展情况,督促、指导科研人员做好科研文件材料的整理和积累。

(二) 整理方法

1.坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。

2.根据科研文件材料形成规律,在保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则下,结合科研文件材料的内容、价值、数量等实际情况,将每个研究课题的科研文件材料系统整理,视其材料多少,组成一卷或若干卷。

3.将最能反映课题概况的科研文件材料,如开题文件、鉴定、验收材料,成果申报与获奖材料等整理组成一卷或数卷,总结鉴定、验收材料可将其排放在研究课题全部案卷之首,其余材料按阶段依次系统整理组卷。

4.内容不可分的科研文件材料按以下要求排列:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。

5.拆除案卷内金属物。对破损的科研文件材料进行修补。

6.科研管理部分的文件材料,按党群、行政档案要求组卷装订。并编写件号及每件材料的标题。装订卷的科研文件材料按顺序编写页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角。不装订卷的全部科研文件材料,以件为单元。在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号戳记,并逐项填写。

7.填写卷内目录、备考表和案卷封面。卷内目录应准确地反映卷内文件材料的名称、形成者、形成日期等基本要素。每个案卷组成以后,都应填写备考表,对本卷文件材料的完整、准确程度,损坏缺少情况,材料能否公开利用等其他需要说明的情况加以注明,日后案卷内的文件材料需要变更、修改时,应随时在备考表上注明。案卷封面各栏目,案卷标题要简明,并能准确揭示卷内文件材料的内容。

8.根据科研项目的任务来源、学术水平、获奖层次等确定科研档案内文件的保管期限,保管期限分为永久、定期两种,定期分为30年和10年。到期经过鉴定,根据价值和需要,也可以对保管期限的升降进行适当调整。

9.课题负责人填写科研档案简介及质量审查表,对其研究的课题概况和档案文件材料情况进行概要说明,并放入每个课题第一卷之首。

(三) 归档验收

1.科研项目(课题)结题时,项目(课题)组系统整理该项目(课题)研究过程中形成的全部文件材料及其研究过程中产生的电子文件,确保材料完整和系统。重大科研项目(课题)结题验收前,科研管理部门要会同档案馆对该项目的立卷归档情况进行指导与验收。

档案材料不完整的项目,不能参加正式验收。

2.项目(课题)组将通过验收、中断、停止的项目全部材料移交科研管理部门,由科研管理部门统一向档案馆移交。

研究周期长的项目,可以分阶段归档。

通过验收的项目(课题),由档案馆出具归档证明方能申报奖励。

3.科研项目获奖和发明专利授予后,相关的文件材料应及时归档。学校进行表彰奖励时,须有学校档案馆出具归档证明。否则,学校不予奖励。


四、科研类文件材料归档范围与保管期限表


(一)综合管理

序号

归 档 范 围

保管

期限

1

上级关于高校科学技术研究工作的文件材料

针对本校或内容中有关于本校相关事项

普发性、需要长期参照执行


永久

30

2

科研管理规章制度、管理办法,科研中长期发展规划、计划、总结,重要请示、报告、统计报表,年度科研成果汇编

永久

3

科研项目(课题)立项、申报,科研经费审批与管理等文件材料

永久

4

组织重大科研项目鉴定、评审工作的文件材料

永久

5

重要科研会议、活动的文件材料,与外单位签定的科研合作、协作协议、合同等材料

永久

6

学校学术委员会成员组成与换届、会议记录和决议等文件材料

永久

7

学术交流活动的文件材料

30

8

学校各级各类科研成果的获奖材料及证书

永久

9

学校各类发明、专利申报材料及授予证书

永久

10

教职工科研工作量核算等文件材料

30

11

教职工主编出版的专著、在国内外重要期刊上发表论著的统计、审核材料

30

12

科研(技)协会工作的文件材料

30

13

其他有归档利用价值的文件材料

30

14

重大活动、事件、会议的声像资料

永久


(二)科研项目研究工作

序号

归 档 范 围

保管

期限

1

科研准备阶段


开题报告与课题调研、论证材料

30

任务书、委托书、合同、协议书等

永久

课题研究计划、设计,计划执行、调整情况或撤销报告等

30

课题经费划拨和预算材料

30

2

研究实验阶段


实验、测试、观测、调查的各种原始记录(含关键配方、工艺流程及综合分析材料)和报告等材料

永久

数据处理材料(包括计算机程序设计说明、计算结果等)

永久

设计文字说明和图纸

永久

研究工作阶段小结、年度报告

30

配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等

永久

样品、标本等实物及目录

永久

3

总结鉴定阶段


鉴定申请报告及批复

永久

研究、研制报告、工作总结

永久

课题研究形成的论文、专著

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专家评审意见

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鉴定会的各种文件材料(鉴定专家名单、会议记录、鉴定意见等)和鉴定证书

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经费投资完成情况和决算材料

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4

成果和奖励申报阶段


科研成果登记表、报告表

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科研成果奖励申报与审批材料

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5

推广应用阶段


科研成果转让合同、协议书

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科研成果生产定型鉴定材料

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科研成果推广应用方案及实施情况

30

科研成果宣传报导材料

30

科研成果推广应用后的反馈材料

30

科研成果扩大生产的设计文件、工艺文件

30



20 —



 

 

 

                                                                                                  
                                                                                                     

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