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合肥工业大学实物档案征集办法

 


合肥工业大学文件

合工大政发〔2018210号        


关于印发《合肥工业大学实物档案征集办法》的通知


校内各单位:

合肥工业大学实物档案征集办法》已经20181211日校长办公会研究通过,请遵照执行。


附件:合肥工业大学实物档案征集办法



合肥工业大学

20181214


(此件主动公开)







附件

合肥工业大学实物档案征集办法


实物档案与纸质、声像等其他载体的档案一样,是学校活动真实、直观的记录。为加强档案资源建设,根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《安徽省高等学校档案管理实施办法》《合肥工业大学档案管理办法》等有关法律、法规和文件精神,制定本办法。

一、征集范围

学校档案馆实物档案征集的范围主要是具有永久保存价值的散存在各组织或个人手中的珍贵档案。主要范围如下:

1.奖品实物。学校在重大政治、经济、科研、教学、艺术创作、外事、体育等活动中获得的省级以上(含省级)颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。

2.印信实物。机构变更或撤销、合并失效的公章及私章,包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。

3.名人字画。市级以上领导人及社会知名人士、知名校友等为学校的题词、作画。

4.学校发展中有纪念意义的物品。建校以来使用过的校牌、校匾、校徽、照片、工作证、学生证、毕业证书、学位证书、借书证等物品。

5.礼品实物。本校与国内、外校际交往中收受的礼品。

6.科研仪器设备。在学校发展过程中具有学校办学特色的、反映学校一定科研水平的已经报废的仪器设备。

7.校史实物。学校校史工作中所征集、收集的各类实物。

8.其他。学校历史上形成的其他有助于了解历史和有收藏价值的物品。

二、征集方式方法

1.征集方式:捐赠、复制、收购、代保管等。

捐赠。收藏者自愿将实物或文献资料无偿捐赠给学校。

复制。学校对藏品进行复印、扫描、复制或拍照,返还原件。

收购。收藏者有偿提供藏品,学校出资购买。

代保管。收藏者提出由学校代为保管实物或文献资料,按照自愿原则,在所有权不变的情况下,所有者与学校签订无偿代管协议。

2.征集方法:

学校安排专人上门或利用探望职工、专访校友、走访单位、职工出差、学术交流、校友来访等机会,向全体师生、离退休教职工和校友征集档案。

鼓励学生以社会实践的形式,访问知名离退休教职工和各地校友,收集实物档案。

三、档案移交

捐赠或征集时,可通过以下三种方式办理移交。

1.直接送交。实物档案所有者可以直接将档案资料送交学校档案馆。 

2.学校领取。实物档案不便寄送,或者因其他原因不便直接送交的,实物档案所有者可以电话联系学校工作人员,档案馆派人登门领取。

3.信函邮寄。实物档案所有者通过邮寄的方式送交档案馆。

在办理交接手续时,档案馆记录档案资料的数量和内容,开具目录清单交对方签收。对于捐赠人有特殊要求,可签订协议,规定双方的权利和义务,对档案实物的所有权和处置权做出明确认定。寄存实物档案还应明确寄存期限及寄存期满后的处置方法。

为确保征集到的实物档案的真实性、完整性,正确判断其价值,档案馆召集有关专家、学者对拟征集的档案资料进行鉴定。

接受捐赠后,档案馆向捐赠人颁发捐赠证书,同时根据捐赠实物档案的价值和数量对捐赠人给予适当物质奖励。

四、实物档案的管理与利用

档案馆对接收、征集的实物及复制品登记造册、建立档案,择要展出,并向捐献者及征集人颁发纪念证书,展出时亦将注明捐赠者身份。

征集实物档案数字化,发布到档案馆网站相关专栏,实现互联网访问。对于特别有纪念意义的资料,档案馆将向校史馆推荐存放。

征集实物档案的保管期限原则上应永久保存。档案馆开辟专门空间有序存放,并在安全、防老化等方面做出妥善安排。

凡向学校捐赠的实物档案,归学校所有,捐赠人享有优先利用权。捐赠人可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制性使用意见,学校尊重和维护捐赠人的合法权益。

五、本办法自印发之日起执行,由档案馆负责解释。



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