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关于研究生学位归档材料整理与移交工作的通知

 


为规范学校研究生学位归档材料管理,根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《安徽省高等学校档案管理实施办法》及《合肥工业大学档案管理办法与归档规范》,经研究生院学位管理处与档案馆协商,现就研究生学位归档材料整理与移交工作做如下要求。

一、总体工作要求

1.研究生学位归档材料主要包括学位申请材料、学位论文两部分。

2.学位归档材料须进行系统整理,确保真实、齐全、完整。

3.学位材料归档工作由研究生院学位管理处负责归档工作指导、监督与协调,档案馆负责接收并保管好研究生学位归档材料,并提供利用。

4. 2020届研究生学位归档材料按照原来的归档规范整理移交;自2021届毕业生开始,硕士研究生学位论文只交与纸质学位论文完全一致的PDF电子版,纸质版只收学位论文封面、指导导师、评阅专家、本人承诺等签字原始页,放在学位申请材料纸质版最后,编制页码。目录页“档案材料名称”添加一行“学位论文”。博士研究生学位论文仍须交整本纸质论文,并提供PDF电子版。

5. 学位归档材料须在学位申请完成后一年内归档。具体时间可根据当年工作计划灵活安排。

二、归档材料整理

1.对照学位材料归档内容,依次排序,编制页码。每份学位申请材料上的金属物全部拿掉,用2B铅笔按顺序编页码(反面有内容也要编页码,无内容不编页码),第一项中的成绩只保留1份,目录页“档案材料名称”页编写起止页码。

2.博士学位论文仅收1本论文,要求从封面、序言、目录开始按照“123. . . N ”自然数顺序编页码,学位论文中间的页码不编、保持原页码不变,最后在总页码上加上前面“封面、序言、目录等”内容多出的页数。

3.学位申请材料目录第七项中的小论文只保留有签名的论文首页。

4.如带有密级的论文按照保密工作相关规定单独移交。

三、归档材料移交

1.各学院须将2020年全年毕业的所有研究生论文和学位申请材料收集整理好后,在研究生院学位管理处指导下,将归档材料移交至档案馆(2020年之前未归档的请一并归档)。并同时填写《合肥工业大学档案移交清单》,办理移交工作手续。

2.移交档案实体时,纸质清单和电子清单同时移交,纸质清单须有签名和单位公章,电子清单用电子邮件形式发送。(具体操作:下载的移交清单上填写论文和申请材料数量,不同年度分开,相对应的学生名单做为附件,打印成纸质版盖章签字,拍照或扫描后以电子邮件形式发送,纸质版移交清单和相关材料一并提交)。移交清单可通过档案馆官方网站或档案业务交流QQ群中下载。

四、电子文件移交

1.电子文件移交中,须按照国家档案局制定的《电子文件档案移交与接收办法》(档发〔20127号)执行。

2.全年硕士和博士论文电子版须以学院为单位,按照标准与要求制作刻录成数据光盘向研究生院学位管理处移交,经学位管理处负责人签字盖章审核后,及时向档案馆移交,同时办理移交登记手续。电子档案移交与接收登记表见附件1

3.各学院移交的数据光盘应包含说明文件、目录文件、并以文件夹方式按照年度—学院—学科专业—学术(专硕)—姓名次序做好分层设置。具体样式见附件2

1)说明文件:包括文件格式(如TXTWORDEXCEL等)、读取该软件的版本,及其他各种有助于说明本软件(载体)的信息。

2)目录文件:与每份电子档案相对应,根据电子档案具体归档方式进行文件级描述。每个条目中包括载体内电子档案顺序号、档号、责任者、题名、日期、密级、电子档案名称、备注等内容。具体样式见附件3

3)毕业情况:包括本年度、本学院、各学科专业、各学术(专硕)毕业学生数量等信息,并提供学生名单。具体样式见附件4


学位管理处    档案馆

202147

附件1.docx附件2.docx附件3.docx附件4.docx




 

 

 

                                                                                                  
                                                                                                     

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