各单位：

   为准确完整系统地收集和保存学校档案，根据《合肥工业大学档案管理办法》和《合肥工业大学档案工作规范》的相关规定，现就做好 2023年度文件材料归档工作通知如下：

一、归档范围

各类文件材料的归档范围依据《合肥工业大学档案工作文件汇编》（或见合肥工业大学档案馆网页“归档指南”）执行。各单位应安排兼职档案员对本单位形成的各类文件材料进行收集和整理，统一归档。

二、归档时间

（一）机关各部（处、室）、直属单位形成的党群、行政、外事类等文件材料，经系统整理后请在6月底前归档。

（二）各教学单位形成的文件材料，经整理后应在6月底前归档，学生学籍管理的文件材料在12月底前归档，研究生毕业生登记表经整理后应在次年4月底前归档。

（三）科研类档案应当在项目完成后2个月内完成归档；基建类档案应当在项目竣工后3个月内完成归档；仪器设备档案应在仪器设备验收完毕投入使用（引进设备为索赔期满）2个月内完成归档。

（四）涉密文件材料，由各单位兼职保密员单独移交（军工项目除外）。

（五）其它各类文件材料归档时限，参照《合肥工业大学档案管理办法》和《合肥工业大学档案工作规范》执行。

三、归档材料整理要求

（一）归档文件材料应齐全完整；纸质文件材料应为原件（移交复印件应注明原件去向）；上级来文与文件处理单并存，本校文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存，请示与批复并存。

（二）文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料；字迹、印信等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明。

（三）声像材料归档时应附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。

（四）电子文件移交中，须按照国家档案局制定的《电子文件档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）执行。电子档案移交与接收登记表（见附件1）。

各单位移交的电子文件应包含说明文件、目录文件、并以文件夹方式按照年度—单位—责任者—题名次序做好分层设置。

（1）说明文件：包括文件格式（如TXT、WORD、EXCEL等）、读取该软件的版本，及其他各种有助于说明本软件（载体）的信息。

（2）目录文件：与每份电子档案相对应，根据电子档案具体归档方式进行文件级描述。每个条目中包括载体内电子档案序号、责任者、题名、日期、密级、备注等内容。（见附件2）。

四、归档程序：

各单位兼职档案员负责统一向档案馆移交归档材料，移交时填写《合肥工业大学档案移交清单》（见附件3、因《合肥工业大学档案移交清单》要导入档案管理系统，请各位老师一定按照附件3的格式填写）一式二份，由移交单位兼职档案员（或具体负责老师）和档案馆工作人员签字移交，归档单位和档案馆各执一份，以备查验。

联系人：李老师，钱老师 ，陈老师  联系电话：62901286

特此通知。

附件1：电子档案(移交与接收)移交清单.docx

附件2：电子档案目录.docx

附件3：合肥工业大学档案移交清单.xlsx

 档案馆

2024年3月19日