各单位：

为完整、准确、系统地收集、保存学校2025年度的文件材料，根据《合肥工业大学档案管理办法》相关规定，现就做好 2025年度文件材料归档工作通知如下：

一、归档范围

各单位应安排专人对本单位形成的各类文件材料进行收集和整理，统一归档。各类文件材料的归档工作及其范围须依据并符合《合肥工业大学档案工作规范》相关规定及要求，具体可参见档案馆网站中的“法规制度”与“归档指南”。

二、归档时间

1.机关各部（处、室）、直属单位形成的党群、行政、外事类等文件材料，经系统整理后应在6月底前归档。

2.各教学单位形成的文件材料，经整理后应在6月底前归档，学生学籍管理的文件材料在12月底前归档，研究生毕业生登记表经整理后应在次年4月底前归档。

3.科研类档案应当在项目完成后2个月内完成归档。

4.基建类档案应当在项目竣工后3个月内完成归档。

5.仪器设备档案应在仪器设备验收完毕投入使用（引进设备为索赔期满）2个月内完成归档。

6.涉密文件材料，由各单位兼职保密员单独移交（军工项目除外）。

7.其它各类文件材料归档时限，参照《合肥工业大学档案管理办法》和《合肥工业大学档案工作规范》执行。

三、整理要求

1.归档文件材料应齐全完整；纸质文件材料应为原件（移交复印件应注明原件去向）；上级来文与文件处理单并存，本校文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存，请示与批复并存。

2.文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料；字迹、印信等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明。纸质文件移交时，同版本同内容的电子版文件材料（建议确保归档质量要求的PDF格式）需要一并移交。

3.所有纸质材料上的金属钉子需全部去掉，以件为单位，按顺序编页码（正面页码编于右下角，反面页码编于左下角），无内容的页面无需编页码, 编页码需使用2B铅笔。

4.各类电子文件材料。若需要进行电子文件在线归档的单位，兼职档案员可以通过学校信息门户业务系统中的“档案系统”登录开展电子文件在线归档。电子文件上传时将需挂接的附件按照条目中的“文件标题”进行命名，并压缩成zip格式上传系统；若某条目下存在多个附件，请将多个附件放入文件夹中，并将文件夹名称按照“文件标题”进行命名；系统根据“文件标题”挂接附件。建议在预归档时提前与档案馆负责指导本单位归档工作的老师联系。

5.声像文件归档时应附有文字说明，注明责任者、形成时间、地点、内容等，符合图像清晰、音质良好的要求。

6.实物档案要干净整洁，注明物品名称、来源。

四、归档流程

各单位兼职档案员（或具体负责老师）向档案馆移交归档材料时需填写《合肥工业大学档案移交清单》（见附件），移交前建议与档案馆负责指导本单位归档工作的老师联系。因《合肥工业大学档案移交清单》要导入校档案管理平台（系统），请各位老师务必按照附件的格式填写，一式二份，由移交人和档案馆工作人员签字移交。归档单位和档案馆各执一份，以备查验。

联 系 人：高老师 俞老师 钱老师  

联系电话：62901286

特此通知。

档案馆

2026年3月6日

合肥工业大学档案移交清单.xlsx