第四章  基本建设类档案工作规范

规范依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《科学技术档案工作条例》《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等法律、法规和学校实际制定。

一、基本原则

1.凡在学校基本建设管理和基本建设工程项目(新建、扩建、改建、以及大、中型维修)活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的有关材料均属基建类档案。

2.学校基建档案按集中统一、分级管理的原则，建立以档案馆为永久保存基地，以基建管理部门为立卷部门的基建档案工作体系。基建部门可设立档案分室，其业务工作受档案馆指导、监督和检查，并定期向档案馆移交档案，确保档案材料完整、准确、系统、完全和有效利用。

3.基建档案工作要纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始，就与建立档案工作同步进行；工程建设过程要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收要与提交一整套合格的竣工资料的验收同步进行。

二、归档范围的确定

（一） 确定原则

1.归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展、条件保障、权益维护等具有重要参考价值和凭证作用。

2.反映基建管理和项目建设的全过程。

3.遵循其自然形成规律，保持内在有机联系，符合基建管理与项目建设活动的特点，与事实情况、实物完全一致，并具有成套性。

（二） 归档主要内容和重点

1.主要内容包括学校基建综合管理、建设项目的可行性研究、基础设计、工程管理、工程施工、竣工、生产技术准备、试生产、工程预算决算、器材管理等方面，具体范围见《基建类文件材料归档范围与保管期限表》。

2.归档重点是项目建设各个阶段形成的各类批复性文件、合同文件，施工技术文件中的测量类文件及沉降观测文件、桩基技术文件及重要部位的质评文件（如电梯分部工程验收证明书等），完整、准确的竣工图。

3.凡停建、缓建的基建工程项目，其所有文件材料由基建部门收集并负责保管。

4.相关的电子文件同时归档。

（三） 不归档的文件材料

1.重份件，以及无查考价值的临时性、事务性文件。

2.校内其他单位发来的文件。

3.正式施工前的草图、未定型图纸；重份的图纸等材料。

三、立档与归档流程

（一） 形成与积累

1.学校基建管理部门指定负责人分管基建档案工作，配备相应专(兼)职档案人员，负责基建综合管理、项目建设等文件材料的收集、积累、立档、归档；定期组织人员绘制学校的总平面图以及道路、水、电、煤气、通讯等管网图并及时归档。

2.确定基建项目后，基建管理部门在布置工作计划的同时要布置文件材料（包括各类图纸）的收集、积累、归档任务。基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，基建管理部门要组织相关单位和人员完成该项目的基建文件材料立档整理。

3.基建项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理、归档，竣工时由总承包单位向学校基建管理部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建管理部门汇总、整理、归档。

4.基建管理部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关，督促、指导专（兼）职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。工程承包合同或施工协议要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。

5.基建管理部门应检查设计、施工单位的基建文件材料编号是否统一、是否与事实和事物一致；不允许在使用基建文件材料过程中随便更改，如需更改，必须填写变更通知单并履行批准手续；归档的底图格式须按国家制图标准绘制完成，归档的蓝图规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。

6.凡是重要和经常使用的文件材料和图纸要有副本。其他文件材料一般归档一份。

7.归档的基建文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

8.基建档案材料如需要报送地方政府城建档案馆，设计、施工单位和学校基建管理部门在形成、收集、积累时均要一式两份。

9.竣工档案(主要是竣工图)是基建工程项目的最后真实记录，是对工程项目进行考核和日后使用以及扩建、改建、大中型维修的依据，同时又是法律依据，凡竣工图不符合档案管理要求的，工程项目不能验收。竣工图必须盖有施工单位的竣工章，以及施工单位项目负责人及监理单位监理人(或图纸修改人)的签名。

（二） 整理方法

1.基建项目结束(含最终完成)后，基建部门专(兼)职档案人员将该项目应归档的基建文件材料进行整理组卷。

2.根据基建文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则。对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，可按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。

3.文字材料的排列：正件在前、附件在后；印件在前、原稿在后；批复在前、请示在后；图纸按图的类别序号排列（即地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图)。

4.拆除卷内金属物。对破损材料进行修补。

5.基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管，蓝图采用手风琴折叠成四号图纸规格，底图采用卷放或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，但透明底图用缝纫机打图边。

6.无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页数均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，不装订的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐一填写。

7.进行组卷，打印卷内目录和备考表。卷内文件材料情况说明应填在备考表内。若无说明，应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人，以示对历史负责。

8.确定保管期限。

9.工程技术人员填写基建档案归档说明(简介)，交基建部门分管负责人审查签字后，放在第一卷的卷内目录之后。

10.经档案部门审查后打印案卷封面，进行装订。

（三） 归档验收

1.基建项目在验收前，档案馆对准备归档的文件材料进行预验收，出具证明，否则不能组织工程验收。

2.档案馆人员和基建专(兼)职档案员应是工程验收小组成员，会同基建部门负责基建文件材料的验收。

3.基建项目在验收后三个月内归档，六个月内向档案馆移交。总务处承接大中型维修的项目，在项目开始时到档案馆业务指导科登记，项目结束后六个月内将基建档案向档案馆移交。

4.施工单位交纳的履约保证金，除正常履约外还需经过档案材料归档验收，合格后由学校退还。

四、基本建设类文件材料归档范围与保管期限表

（一）综合管理

（二）可行性研究

（三）设计基础

（四）设计文件

（五）工程管理文件

（六）施工文件

（七）监理文件

（八）基建财务、器材管理

（九）竣工验收文件

4.仪器设备文件材料只有单套的，常用的技术资料（如说明书、操作手册、维修指南等）档案馆编制档号，由设备使用单位复制或借出使用。

（二）整理方法

1.坚持由设备文件材料形成部门立卷归档的原则。

2.根据设备文件材料的形成规律及其内容、价值、数量和载体形式等情况，按照文件之间的有机联系和便于查找的组卷原则，将每项设备的文件材料进行整理，组成一个或若干个案卷。

3.将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、订购合同、验收报告、索赔文件等组成一卷或若干卷；其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。

4.设备文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。

5.卷内的文件材料按文字材料在前、图表在后的要求排列。

6.装订时应拆除卷内文件中的金属物，用线装订；对破损的文件材料进行修补后再装订；对引进设备中的专用文件夹，可以保持原状。

7.设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式，图件按卷盒规格叠成手风琴式。对于用卷盒保管有困难的，可按其自然状态保管。

8.全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页。每卷页号均从1开始，页码位置在非装订线一侧的下角；对不装订的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号戳记，并逐一填写。

9.拟定案卷封面各栏目，案卷标题要简明、准确。对进口设备的案卷，其案卷标题应以中文书写，卷内目录应有中外文对照。

10.确定设备档案案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定为永久保管；设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备存在而存在，保管期限定为与设备共存。

11.设备使用部门的兼职档案员填写移交目录，内容应包括文件材料名称、份数、移交时间，移交目录一式二份。将移交目录连同案卷送部门负责人审查，再向设备管理部门档案管理员进行归档，归档时双方签字，各持一份备查。

（三） 归档移交

归档时间：每年六月底前完成上年度仪器设备综合管理性文件材料的归档；每件（套）仪器设备的技术业务文件材料要在仪器设备验收完毕投入使用（引进设备为索赔期满）两个月内归档。

四、仪器设备类文件材料归档范围与保管期限表

（一） 综合管理

（二）仪器设备采购与管理

第六章  产品生产类档案工作规范

规范依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《科学技术档案工作条例》《工业企业档案分类试行规则》等法律、法规和学校实际制定。

一、基本原则

1.学校下属企业在设计、试制、生产、销售具有自主知识产权的产品过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像载体材料等均属产品生产类档案。

2.实行集中统一管理，保证档案的完整、准确、系统和安全，方便开发利用。

3.产品档案类工作与生产单位的计划管理、质量管理和岗位责任制工作紧密配合，在布置、检查、验收、总结产品工作时，同时落实相应的档案工作。

二、归档范围的确定

（一） 确定的原则

1.归档的产品生产与开发活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展、权益维护等具有重要参考价值和凭证作用。

2.反映学校从事产品生产与开发、经营、销售管理等各个环节的全过程。

3.遵循其自然形成规律，保持内在的有机联系，与实物一致并有成套性。

（二） 归档的主要内容和重点

1.主要内容包括学校产品生产与开发的综合管理、计划准备、设计、试制、定型与鉴定、规模生产、经营销售等方面，具体范围见《产品生产类文件材料归档范围与保管期限表》。

2.重点是学校各经济实体的申办、审批以及产品设计、试制、生产、营销、经济财务管理、业务往来等各个阶段形成的不同形式、载体的文件材料，特别是新开发产品的全套设计和工艺图纸、产品证明等关键性材料。

3.相关的电子文件同时归档。

（三） 不归档的文件材料

1.上级机关有关产品生产与开发工作的征求意见稿、未定稿文件。

2.重份件和无查考利用价值的事务性、临时性文件。

3.校内其他单位发来的文件。

4.未定型产品的草图、蓝图，定型产品的重份图纸。

5.未生效的合同、协议书。

6.与校外单位调研、交流来的材料以及产品订货会、展销会上的宣传品等。

三、立档与归档流程

（一） 形成与积累

1.学校产品生产与开发管理部门负责产品生产类文件材料的形成、收集、积累、立档和归档工作；产品生产与开发、经营单位应指定专人负责产品生产与开发的整个过程（从设计到销售） 中形成的文件材料的收集、积累、整理、归档工作。

2.产品鉴定或定型后，产品设计组负责人把该产品形成的文件材料按其自然形成规律和内在有机联系，分类整理并移交给产品生产与开发管理部门；管理部门负责检查归档材料的完整性、准确性、系统性，与相关的综合管理性材料一起整理、归档。

（二）整理方法

1.产品鉴定或定型后，产品设计负责人把本产品形成的文件材料按其自然形成规律和有机联系，整理组卷交技术管理部门。技术管理部门负责检查归档材料的完整、准确、系统情况并与积累的管理性材料整理成卷。

2.组卷根据科技文件材料的自然形成规律，将每个产品项目组成一卷或多卷，将反映整个产品项目关键材料放在首卷，底图单独存放。

3.与各产品项目关系密切的管理性文件列入产品项目类中组卷。

4.图纸按A4规格折叠成手风琴式。底图一律平放或卷放，严禁折叠，对透明底图应用缝纫机打边。

5.卷内文件材料按正件在前、附件在后；印件在前、原稿在后；批复在前、请示在后进行排列。

6.对组好卷的技术文件进行逐页编号，每卷页号从“1”开始顺序编下去。无论单面或双面只要有书写、印刷的文件材料，每面均为一页。一页上贴几张曲线图、照片，每页上就编几张页号，页号位置标在非装订线一侧的下角。

7.填写卷内目录和备考表。卷内目录放在卷内材料首页，备考表放在卷内材料尾页。卷内目录、备考表不编号，备考表由该产品负责人签字。

8.产品技术负责人应填写归档说明书或者简介。归档说明书或简介放在产品项目内首卷的卷内目录后页。

9.和产品生产和科技开发档案配套的照片、底片、录音带、录像带、计算机软盘等特殊档案材料应分别组卷、专柜保管、在备考表内注明与有关文字材料相关的档号。

（三）归档验收

1.新产品在成型鉴定前，档案馆应会同产品生产与开发工作管理部门对应归档的文件材料进行审查。

2.归档时间：每年六月底前完成上年度产品生产与开发的综合管理性文件材料归档；新产品在产品定型鉴定（或验收） 后两个月内，应完成文件材料整理归档；在生产销售过程中产生的文件材料，由各经营单位按年度向学校产品生产与开发工作管理部门移交；因某种原因工作中断的产品，应在中断后两个月内完成文件材料的整理归档。

四、产品生产类文件材料归档范围与保管期限表

（一）综合管理

（二）产品研发与生产

第七章  出版物类档案工作规范

规范依据《中华人民共和国档案法》《高等学校管理办法》《中华人民共和国著作权法》《出版社书稿档案工作规定》等法律、法规和学校实际制定。

一、基本原则

1.学校在编辑出版发行的报纸、期刊、图书、音像等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表等载体材料，均属出版档案。

2.出版档案必须实行集中管理，以确保其完整、系统、准确和安全，方便开发利用。

3.出版档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录，是学校档案的重要组成部分，要纳入出版编辑单位的管理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入各社、部(室)负责人和责任编辑人员的职责范围。

二、归档范围的确定

（一）确定原则

1.归档的出版管理和出版活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展、权益维护等具有参考价值和凭证作用。

2.反映学校编辑出版管理职能和出版活动的全过程。

3.遵循其自然形成规律，保持内在有机联系，特别注意出版物的成套性特点。

（二）归档的主要内容和重点

1.主要内容包括学校编辑出版工作管理、出版编审、出版发行等方面，具体范围见《出版物类文件材料归档范围与保管期限表》。

2.重点是学校发展出版事业、出版各类书刊过程中形成的不同形式和载体的文件材料，尤其是出版物本身。

3.相关的电子文件同时归档。

（三）不归档的文件材料

1.上级机关有关出版工作、出版物管理的征求意见稿、未定稿文件。

2.文件材料中的重份件和无查考利用价值的事务性、临时性文件。

3.校内其他单位发来的文件。

4.不退、不用的稿件，非定稿的稿件。

5.未生效的合同、协议书。

6.与校外单位调研、交流来的材料以及图书展销会宣传品等。

三、立档与归档流程

（一）形成与积累

1.学校编辑出版部门负责出版物类文件材料的形成、收集、积累、立档和归档。

2.出版物出版前，责任编辑应注意策划书、出版合同、书稿、清样等材料的积累和保管，随时检查相关材料是否完整、系统、准确，不齐全的应及时进行补救。出版物出版后，责任编辑及时将相关材料加以整理，按内在联系进行分类，经部门领导审查和兼职档案员检查后，编好目录，连同样书一并存档。

（二）归档移交

归档时间：每年六月底前完成上年度编辑出版工作综合管理性文件材料、学报等期刊编辑出版材料的归档工作；书籍出版后一个月内归档。

四、出版物类文件材料归档范围与保管期限表

（一） 综合管理

（二） 出版物的编辑出版

第八章  外事类档案工作规范

规范依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法律、法规和学校实际制定。

一、基本原则

1.外事管理部门与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。

2.外事档案实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

3.外事档案工作纳入学校外事工作计划、管理制度之中，落实到外事档案人员的职责范围，做到与布置、检查、总结同步进行。

二、归档范围的确定

（一）确定原则

1.归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展、对外交流与合作、权益维护等具有参考价值和凭证作用。

2.反映学校外事管理、外事活动的全过程。

3.遵循其自然形成规律，保持内在有机联系，体现涉外工作的职能和特点。

（二）归档的主要内容和重点

1.主要内容包括学校外事工作综合管理、出国（境）管理、外教和留学生管理、引资引智项目管理和港澳台事务管理等方面，具体范围见《外事类文件材料归档范围与保管期限表》。

2.重点是重大涉外和国际合作项目、留学生教学与管理中形成的不同形式和载体的文件材料。

3.相关的电子文件同时归档。

（三）不归档的文件材料

1.上级机关有关外事工作的征求意见稿、未定稿文件。

2.重份件和无查考利用价值的事务性、临时性文件。

3.校内其他单位发来的文件。

4.未生效的合同、协议书。

5.与校外单位调研、交流来的材料等。

三、立档与归档流程

（一）形成与积累

1.外事工作管理部门负责外事类文件材料的形成、收集、积累、立档和归档工作，并督促、检查学校相关单位和个人组织、参与外事活动（包括出国进修、留学）形成的文件材料及时收集、存档。

2.单位或个人凡出国（境）访问、考察、参加学术会议或讲学，归国后及时将在国（境）外各项活动中形成的文件材料交学校外事管理部门验收、存档。文件材料符合要求并存档后，财务部门方可准予报销结算经费开支，师资管理部门才准予教师到校报到上班。

3.单位和个人在国（境）外获得的证书、奖状（章）、奖品，可采取不同方式归档，或存复印件、影印件；国（境）外单位和个人赠送学校的纪念品、礼品等，有保存意义的应归档，不宜长期保存的可保存影印件和清单。

（二）归档移交

1.归档时间：每年六月底前完成上年度外事工作文件材料的归档。

四、外事类文件材料归档范围与保管期限表

（一）综合管理

（二）出国（境）管理

（三）外籍专家来校工作

（四）国际合作与会议

（五）留学生工作（包括港、澳、台学生）

第九章  财会类档案工作规范

规范根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等法律、法规和学校实际制定。

一、基本原则

1.各级财务部门在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、账簿、报表等材料，均属财会档案。

2.财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是学校全部档案的重要组成部分。

3.财会档案必须实行统一领导，分级管理，以确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

4.财会档案工作纳入财务部门管理制度，纳入财会工作计划、规划，与财会工作布置、检查、总结、验收同步实行。

5.财会档案工作应逐步实现现代化管理，为学校会计监督、分析、决策和制订教育发展计划服务。

6.档案馆主要接收保管学校财务部门形成的会计档案。学校各独立的经济实体单位要成立财会档案分室，并把财会档案工作列入该单位工作计划，在经费、库房、设备和人员分配等方面给予保证。

7.各经济实体单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止，在终止和办理注销手续之前形成的财会档案，应由终止单位的业务主管部门指定接收单位保管。无接收单位的，可由业务主管部门的财会机构接收。       

8.学校有关单位合并，原单位形成的财会档案应当由合并后的单位统一保管。

二、归档范围的确定

（一）确定原则

1.归档的财务管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展、权益维护等具有参考价值和凭证作用。

2.反映学校财务管理、会计活动的全过程。

3.遵循其自然形成规律，保持内在的有机联系，符合财务管理、会计活动的特点。

（二）归档的主要内容和重点

1.主要内容包括学校财会综合管理、工资与劳务报酬管理、经费管理、会计审核与报销等方面。具体范围见《财会类文件材料归档范围与保管期限表》。

2.重点是财务工作管理和会计活动中各个阶段形成的不同形式和载体的文件材料。

3.相关的电子文件同时归档。

（三）不归档文件材料

1.上级机关有关财会工作的征求意见稿、未定稿文件。

2.重份件和无查考利用价值的事务性、临时性文件。

3.校内其他单位发来的文件。

4.未生效的合同、协议书、单据。

三、立档与归档流程

（一）形成与积累

1.财务管理部门负责财会类文件材料的形成、收集、积累、立档和归档工作。校内非法人经济独立核算单位以及办有经济实体的单位分别负责本单位财会类文件材料的形成、收集、积累、立档和归档工作。

2.财务管理部门的兼职档案员，既要做好学校财会综合管理文件材料的收集、积累、管理工作，又要督促会计承办人员以及经济独立核算单位、办有经济实体单位的兼职档案员，按照相关要求及时做好财会业务材料的收集、积累工作。

3.校内有财会档案的部门、单位、公司，因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当先由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管，再按规定向档案馆移交。

（二）归档验收

1.归档时间：为方便会计档案的查阅和利用，当年形成的会计业务档案，在会计年度结束后，由财务处临时保管一年，再移交档案馆保管。财务部门临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定。

2.财务处和档案馆应指定专人办理会计档案的移交工作。财务处负责编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

3.财务处和档案馆在交接会计档案时，应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接，并由交接双方的有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

四、财会类文件材料归档范围与保管期限表

（一）综合管理

（二） 财会业务工作

第十章  声像载体档案工作规范

规范依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》等法律、法规和学校实际制定。

一、基本原则

1.凡反映学校教学、科研活动和历史发展，具有保存价值的各种以音像、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案。

2.声像档案的主体是声像载体材料，其记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。

3.声像档案实行集中统一管理，便于开放利用。

4.声像档案纳入学校党政、教学(含电教)、科研、外事等有关部门的管理制度中，实行制作工作和建档工作同步管理。

二、归档范围的确定

（一）确定原则

1.学校在校内外各项活动中形成的或校外单位形成的与学校有关的各类声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远发展、历史研究、权益维护等具有参考价值和凭证作用。

2.反映学校某一专题会议、重大事件、重要活动的全过程，保证完整、真实、准确、系统。

3.遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

（二）归档的主要内容和重点

1.主要内容包括学校从事教学、科研、党政管理、对外服务、交流与合作等各项工作以及开展的各项重大活动。具体范围见《声像载体材料归档范围与保管期限表》。

2.重点是学校各项工作和活动中直接形成的有重要保存价值的声像载体材料（尤其是原版的素材），以及配套的文字说明材料。

（三）不归档的声像材料

1.与学校工作、活动无关的声像材料。

2.音响、画面严重失真，内容残缺无使用价值的声像材料。

3.重份声像材料，事务性、临时性工作形成的、无查考利用价值的声像材料。

三、立档与归档流程

（一）形成与积累

1.宣传、电教、报刊编辑与出版等部门主要负责声像载体材料的形成、积累、立档和归档工作；其他有声像载体材料形成的部门负责本单位形成的声像载体材料的积累、立档和归档工作。外单位制作的反映学校活动的声像载体材料，由宣传部门负责收集或由档案馆协助有关部门征集。

2.声像节目摄制、信息采集人员或声像项目制作负责人、编导以及其他制作人员，按分工认真做好制作记录、内容简介和说明以及所经手的声像载体材料的积累和保管；每次工作结束后，及时将材料移交给本单位专（兼）职档案员。各单位专（兼） 职档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案馆移交。教职工在工作和公务活动中形成的声像载体材料，须先到档案馆移交存档后，财务部门才能予以经费报销。

3.只有一个主题内容的单件声像载体材料，要附以文字说明；同一载体有多项主题内容的，要按内容逐一著录主题；对同一内容但具有多个（种）载体的，除附以文字说明外，还应在每件（种）载体上注明顺序号或参见号。

（二）整理方法

1.根据材料的形成规律和各自特点，将声像载体材料按类型分为照片（底片）、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等类组成保管单位。

2.检查归档的声像载体材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂、生霉、发潮的，要重新进行翻制、刻录，或及时予以修补、粘结、冲淡、风干。

3.与声像载体材料配套的文字说明、脚本等材料应一同整理。

4.每份文字材料，只要有文字等内容，都要一面编写一个页号（空白面不编号）；页号的位置在每页材料的右下角（反面为左下角）。

5.按规定的格式著录归档文件的目录。

（三）归档移交

1.归档时间：学校宣传部门形成与制作的声像载体材料在次年的六月底前完成归档；各单位形成与制作的声像载体材料在事项完结后三个月内归档；个人形成的声像载体材料可随时归档。

四、声像载体材料归档范围与保管期限表

（一）党政工作

（二） 教学工作

（三） 科研工作

（四） 基建工作

（五） 外事工作

（六） 文体活动

（七） 人物

（八） 其他